Assistant(e) de direction
Référence : 2026-2210351
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Direction Départementale des Territoires de la Haute-Garonne (DDT 31)
- Localisation : 2 BD ARMAND-DUPORTAL 31074 TOULOUSE CEDEX 9
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
Vos activités principales : Organisation et optimisation du travail de la direction
Préparation des réunions :
Élaborer les dossiers de travail pour le directeur et ses adjoints (notes de synthèse, présentations, documents techniques).
Préparer les ordres du jour des comités de direction de la DDT.
Mettre régulièrement à jour le tableau de suivi des réunions importantes, examiné chaque semaine en comité de direction.
Assurer le suivi des commandes relatives aux réunions, l'enregistrement et la transmission des dossiers correspondants
Assurer le suivi, puis l'archivage des décisions, en veillant à leur traçabilité.
Anticiper les besoins logistiques (réservation de salles, envoi des convocations...).
En fonction des orientations qui seront retenues à l'issue du groupe de travail « Missions supports », et qui seront stabilisées d'ici la prise de poste, l'assistant(e) de direction pourra être amenée à assurer la coordination des agents exerçant des fonctions support pour l'organisation de l'accueil téléphonique de premier niveau à l'échelle de la DDT
Suivi de la boite aux lettres fonctionnelle et gestion des commandes :
Traitement de la boite aux lettres fonctionnelle de la direction : renvoi aux services concernés, alerte de la direction sur les messages urgents et/ou importants, réponse aux demandes courantes (ex. : transmissions de documents, prises de rendez-vous).
L'augmentation significative des commandes de la part de la préfecture pour le préfet et l'ensemble des membres du corps préfectoral a nécessité la mise en place d'un process rigoureux.
Il s'agit d'assurer la procédure de suivi des commandes (centralisation des commandes, traçabilité par un numéro de suivi, en lien avec le tableau de suivi de l'agenda des directeurs, envoi des commandes au chef de service et adjoint, suivi des délais et relances éventuelles).
Suivi du courrier et des parapheurs :
Quotidiennement, répartition du courrier aux services
Suivi des parapheurs à destination et en provenance de la préfecture (tableau de suivi)
Utilisation de l'outil du parapheur électronique
Gestion des congés et absences :
Planifier et suivre les congés des chefs de service pour garantir la continuité du service.
Polyvalence avec l'autre assistant(e)
En collaboration avec l'autre assistant(e), assurer une présence physique continue pour les missions courantes (accueil, gestion des commandes, ChorusDT...). Coordonner les plannings du directeur et des adjoints, en priorisant les rendez-vous stratégiques, en lien avec la cheffe de Cabinet
Organiser les déplacements (logistique, réservations).
Missions transversales :
Participer à l'organisation des événements (Assemblées générales, Voeux, séminaires des cadres)
Participer aux groupes de travail interne sur le fonctionnement de la DDT
Animer la fonction secrétariat au sein de la DDT.
Profil recherché
Vos compétences principales mises en oeuvre
Compétences clés : bien plus qu'un rôle administratif
Savoir-faire techniques
Maîtrise des outils bureautiques et spécifiques :
- LibreOffice (tableurs, traitement de texte), Chorus DT (gestion financière), Casper (gestion des ressources humaines)
- Outils de visio-conférence et de collaboration à distance
Connaissance de l'administration publique :
- Compréhension des processus administratifs et des circuits de décision au sein d'une Direction départementale interministérielle.
- Familiarité avec les enjeux des DDT et les compétences de chaque service.
Savoir-être indispensables :
Rigueur et discrétion :
Respect strict des obligations de confidentialité (dossiers sensibles, données personnelles).
Précision dans la rédaction et le suivi des documents.
Organisation, réactivité et anticipation :
Savoir alerter en cas d'urgence ou de blocage.
Anticiper les besoins de la direction pour éviter les retards.
Adaptabilité et polyvalence :
Capacité à s'adapter aux imprévus (ex. : annulation de dernière minute, dossier urgent).
Curiosité pour comprendre les enjeux des dossiers traités.
Capacité à prioriser les tâches et à gérer plusieurs demandes en parallèle.
Communication et diplomatie :
Clarté dans les échanges (écrits et oraux) avec les différents interlocuteurs.
Diplomatie pour gérer les relations avec les services de l'État et les partenaires.
Qui sommes-nous ?
Au sein de la Direction départementale des territoires (DDT) de la Haute-Garonne, vous intégrez l'équipe de direction et contribuez activement à l'organisation et à la fluidité du travail administratif. Votre rôle est central : vous assurez le lien entre la direction, les services internes et les partenaires externes, tout en garantissant un suivi rigoureux des dossiers et une communication efficace.
Votre mission ne se limite pas à un rôle administratif classique : vous êtes le bras droit de la direction, garantissant la fluidité des processus, la qualité des échanges et la coordination des actions.
Placé(e) sous l'autorité fonctionnelle de la cheffe de Cabinet, vos missions sont variées et au coeur du bon fonctionnement de cette direction départementale.
Vous serez chargé(e), en tandem avec un autre assistant, de préparer et de suivre les dossiers pour la direction, d'assurer la liaison avec les services préfectoraux, de gérer les boîtes aux lettres électroniques de la direction et les parapheurs, tout en coordonnant les agendas et les réunions, avec réactivité, rigueur et discrétion.
Si vous recherchez un poste administratif dynamique, où organisation, réactivité et sens du service public sont au centre des missions, ce poste est une opportunité à saisir.
À propos de l'offre
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Qui contacter :
- Cheffe de Cabinet : sophie.lesaffre@haute-garonne.gouv.fr
- Grégoire GAUTIER, adjoint à la directrice : gregoire.gautier@haute-garonne.gouv.fr
En copie : sgc-recrutement-mobilite@haute-garonne.gouv.fr
Pièces à fournir :
- CV à fournir;
- Lettre de motivation recommandée;
Pour les candidatures de fonctionnaires :
- les 3 derniers compte-rendus d'entretien professionnel ;
- le formulaire de mobilité visé par votre hiérarchie, disponible à cette adresse : https://recrutement.ecologie.gouv.fr/sites/default/files/fichiers/Formulaire_Mobilit%C3%A9_DGAFP_Version%20finale%20RM_0.pdf -
Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions : Poste très transversal, forte réactivité attendue, confidentialité
Intégré(e) à une équipe restreinte, sous l'autorité fonctionnelle de la cheffe de cabinet, vous interviendrez dans un environnement exigeant, où la maîtrise des outils administratifs et le respect des procédures sont essentiels.
Ce rôle, à la fois polyvalent et structurant, offre une expérience concrète de la gestion publique, tout en ouvrant des perspectives d'évolution vers d'autres postes administratifs ou techniques.
Conditions de travail
Matériel : Poste informatique dédié.
Logiciels : LibreOffice (tableur, traitement de texte), Chorus DT, Casper, plateforme Resana.
Environnement : Travail en équipe restreinte, dans un contexte exigeant où la confidentialité, la réactivité, la rigueur et la précision sont essentielles. Travail en bureau partagé.
Le télétravail est possible, après une période minimum à déterminer, dans le respect du règlement intérieur de la DDT et dans une mesure limitée en raison des missions.
Durée attendue sur le poste : 3 ans
Liaisons hiérarchiques
Cheffe de cabinet, direction
Liaisons fonctionnelles
Échanges quotidiens avec les services de la DDT, les assistants et l'encadrement.
Interactions avec les services préfectoraux, les collectivités locales, les élus...
Poste RenoirH : 1420310005
Groupe RIFSEEP : 2 -
Ce poste est ouvert à tout candidat compétent, qu'il soit fonctionnaire ou non. Le recrutement d'un candidat non fonctionnaire se ferait sur le statut de contractuel, a priori pour un contrat de 3 ans (à confirmer avec le recruteur), après constat de l'absence de candidature de fonctionnaire adaptée (fondement juridique : 2° de l'article L.332-2 du code général de la fonction publique de L'État). A l'issue du contrat de 3 ans, il est envisageable de poursuivre en CDI ou par un autre contrat de 3 ans, sous réserve de l'accord des parties.
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Vacant à partir du 01/07/2026
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Assistante / Assistant de direction
