Assistant.e de direction

Il.elle exercera les activités principales suivantes :

• Gestion administrative courante : gestion du courrier, des boîtes mail et des parapheurs, mise en forme de documents, compte-rendu de réunion;

• Gestion des sollicitations externes et internes de rendez-vous pour la direction;

• Gestion du Conseil d'Administration et des réunions des partenaires sociaux (Ordre du jour, gestion de documents, envoi convocation, préparation des salles, gestion des projections de documents, gestion des frais de déplacements des administrateurs, gestion du compte rendu);

• Mise à jour des listes des membres du Conseil d'Administration et des membres du Comité Paritaire Régional;

• Gestion logistique : organisation des déplacements, réunions et autres évènements internes;

• Gestion formation : suivi administratif des conventions de formations et ultra-formations, mise à jour des dossiers via le logiciel interne, mise à jour des budgets, suivi de facturation, suivi des mails, etc…;

• Organisation des dialogues de gestion des régions (prise de rendez-vous, envoi des documents aux participants, tableau de suivi);

• Gestion du conseil scientifique (planification, gestion des invitations, organisation logistique);

• Gestion de l’agenda de la direction et des déplacements;

• Gestion et coordination des calendriers des différentes instances de l’agence (ordre du jour des réunions Directeur Régionaux -Responsable de Département et Comité de Coordination);

• Suivi et mise à jour des décisions et autres documents (carte achat, Ordre de missions, délégations…);

• Suivi des dépenses de la direction générale (Demande d'Engagement Juridique, Services Faits).