Assistant(e) de direction

Le poste est placé sous l’autorité directe du directeur général.

Le(a) assistant(e) de direction assure :

Pour le compte du directeur général, ainsi que des membres du comité de direction (8 personnes) placés à ses côtés, voire ponctuellement d’une équipe projet :
le secrétariat (organisation de rendez-vous, préparation de messages/courriers, gestion des contacts, travaux de classement, prise de communications téléphoniques - direction et standard téléphonique établissement, etc.) ;
l’organisation de réunions internes ou avec des interlocuteurs extérieurs, y compris interlocuteurs de haut niveau (recteur, cabinets ministériels, élus, présidents d’université…), avec si besoin la participation et la rédaction de relevé de décisions ou la préparation associée (constitution d’un fond de dossier en lien avec les responsables des dossiers concernés, préparation des éléments de support de la présentation…) ;
l’accueil physique dans les locaux, la réception de documents/livraisons (courriers, livres, notices promotionnelles etc.) ;
l’organisation éventuelle de la collecte de données et la tenue à jour de tableaux de suivi en lien avec l’activité de l’établissement (appui en particulier à la SG et au DG)
Dans le cadre de la gouvernance institutionnelle de l’établissement
l’organisation des réunions du conseil d’administration (CA) de l’EPAURIF (l’établissement d’une proposition de calendrier des séances avec les tutelles, les convocations aux séances du CA et de réunions préparatoires, le montage et la diffusion des dossiers électroniques (et éventuellement papier) vers les administrateurs avec les relances internes associées, le pilotage du prestataire assurant la rédaction du procès-verbal de séance, l’archivage des dossiers de réunions, l’établissement des délibérations sous l’autorité de la secrétaire générale…), ainsi que la gestion de la plateforme sécurisée de préparation des dossiers sous intranet ;
le suivi des circuits de signature de conventions (de la validation lors du vote au CA à l’attribution de la convention signée à chaque partie) ainsi que la tenue du tableau de suivi des conventions et l’espace informatique dédié à celles-ci ;
Pour le fonctionnement courant de l’établissement
La gestion du courrier de l’EPAURIF
enregistrement des courriers papier à l’arrivée
enregistrement et envoi des courriers au départ (papier et/ou dématérialisé) après contrôle des signatures et tampons
la participation à l’organisation de séminaires, de colloques et d’activités de cohésion si nécessaire ;
la participation à d’éventuels groupes de réflexion ou travaux internes visant à l’amélioration du fonctionnement courant de l’établissement (gestion des contacts institutionnels, gestion de l’espace intranet dédié au CA, procédure courrier…),