Assistant(e) de direction

-       À l’appui administratif et organisationnel de la direction et du comité de direction ;

-       À la coordination des activités transversales de l’établissement ;

-       À la circulation et à la structuration de l’information ;

-       A la mise en œuvre de la communication interne et externe en lien avec la chargée de communication.

Activités principales :

§  Appui à la direction et aux instances
-      Gérer les agendas de la direction, coordonner les échéances et gérer les missions

-       Organiser et préparer les réunions stratégiques et instances (CA, CSA, CCP, Comité de direction)

-       En binôme avec le chargé d’affaires générales, assurer le pilotage administratif des instances (calendrier, convocations, dossiers, procès-verbaux)

-       Rédiger des notes, comptes rendus et documents de synthèse

-       Assurer les relations avec les partenaires du CINES

§  Coordination transversale
-      Assurer la circulation de l’information entre les services

-      Suivre l’avancement de dossiers transversaux

-       Mettre en place et suivre des outils de pilotage (tableaux de bord, indicateurs)  

-       Contribuer à l’harmonisation des pratiques administratives  

-       Être un point d’entrée pour les demandes internes et externes

§  Gestion administrative polyvalente
-      Instruire les dossiers administratifs

-      Produire tableaux de bord et bilans

-      Organiser et suivre les déplacements professionnels des personnels (ordres de mission) 

-      Collecter et contrôler les pièces justificatives

-      Alimenter et mettre à jour les systèmes d’information

-       Contribuer aux activités administratives du département et du comité de direction

§  Communication interne et externe
En binôme avec la chargée de communication :

-      Contribuer à la diffusion de la communication interne (intranet, notes, informations collectives)

-      Participer à la rédaction et à la mise en forme des contenus

-      Veiller à la qualité et à la cohérence des informations diffusées

-      Appuyer la mise en œuvre des actions de communication externe

§  Organisation événementielle et logistique
-      Assurer l’organisation des événements internes et externes

-      Assurer le suivi logistique (réunions, manifestations, accueils)

-      Contribuer à l’accueil et à la coordination des intervenants