Assistante de direction

Groupe RIFSEEP 2

Profil recherché : secrétaire administratif(ve)
Niveau requis : intermédiaire

Activités principales :
1/Activités liées à l’organisation de l’assistance à la direction
• Assistance des directeurs dans le suivi des dossiers et échéances, gestion des agendas électroniques
• Gestion des relations avec les secrétariats des responsables institutionnels et privés (corps préfectoral, DREETS, administration
judiciaire, entreprises, etc.)
• Assurer la coordination de l'ensemble des demandes formulées par les services extérieurs
• Préparation des déplacements et établissement des états de frais
• Préparation, rédaction des compte-rendu et suivi des réunions (CODIR, équipe de direction, etc...)
• Gestion des boîtes de messagerie institutionnelle de la direction
• Frappe et gestion des courriers, gestion et suivi des erreurs d'orientation du courrier, en lien avec les Agents SGCD chargés du courrier ;gestion et suivi des réponses aux requêtes du public directement adressées à la Présidence de la République et/ou au Préfet.
• Utilisation des logiciels : Word, Excel, PowerPoint, logiciel métier inspection (SUIT) et Chorus DT
• Veille sur l'arborescence informatique
• Classement et archivage
• Organisation de sa suppléance en cas d’absence
• Tenue des outils internes de la DDETS en lien avec le SGC et le cabinet : suivi des équipements bureautiques, suivi des commandes

2/Activités liées à l’organisation de l’assistance au secrétariat du Comité Opérationnel Départemental Anti Fraude (CODAF) en lien avec le chargé de mission Sous Direction des Politiques du Travail et de l'Emploi (SDPTE) :
• Gérer des procédures de tous les services partenaires du CODAF (enregistrement sur RESANA)
• Gestion des tableaux parquets et des tableaux statistiques
• Envoi des copies de PV aux partenaires
• Rédaction des courriers
• Organisations et participation aux réunions des CODAF restreints et pléniers, rédaction des comptes rendus
3/Assistance au suivi de l'Observatoire Départemental et d'appui au Dialogue Social (ODDS) du Gard, en lien avec le Chargé de mission Sous-Direction Politiques Travail et Entreprises (SDPTE) :
- gestion et suivi de la BAL institutionnelle de l'ODDS ;
- planification des réunions en lien avec les disponibilités des partenaires et membres de l'ODDS ;
4/Activités liées à la mission d’assistant(e) de prévention:
• Assister et conseiller la direction dans la mise en œuvre des règles d’hygiène et de sécurité au travail (prévention des dangers
susceptibles de compromettre la santé et la sécurité des agents, amélioration des méthodes et du milieu du travail en adaptant les
conditions de travail en fonction de l’aptitude physique des agents),
• Assurer le suivi des registres de santé et de sécurité au travail
Profil recherché : • Participer à la formation spécialisée au titre d’expert