Assistant(e) de direction

Groupe RIFSEEP 2
Emploi(s) type / Code(s) fiche de l’emploi-type : Assistant/e de direction
Vos activités principales

La direction du SGCD57 se compose d’un(e)e directeur(trice) et d’un(e) directeur(trice) adjoint(e).

Placée à leurs côtés l’assistante de direction assiste le ou la directrice et son adjoint(e) dans l’organisation quotidienne du travail et contribue au bon déroulement des activités du service en assurant également des fonctions d’assistance aux chefs de service du SGC.

Vos missions principales seront les suivantes :
Assistante de direction et secrétariat du binôme de direction :
Assurer l’accueil physique, téléphonique et par courriel du binôme de direction.
Gérer la planification collective, les agendas, les déplacements et l’organisation des réunions de service, et en assurer le secrétariat.
Prendre en charge les aspects logistiques et les moyens matériels du binôme de direction (assist).
Gérer la boîte mail de la direction du SGCD et assurer le suivi des réponses attendues.
Trier et suivre le courrier entrant et sortant du SGCD ainsi que le circuit des parapheurs, en veillant au respect du formalisme des courriers et notes sortantes (charte graphique, relecture, mise en forme).
Suivre et garantir la qualité des dossiers su SGC pour le SG et le préfet.
Coordonner l’organisation matérielle des événements (notamment Codir) et manifestations initiés par la direction du SGCD .

Suivi des situations individuelles :
Assurer le suivi des congés de l’ensemble des cadres du SGCD, solliciter l’arbitrage de la direction si besoin .
Assurer la mise à jour des organigrammes des structures gérées.
Assurer le suivi des visites de la médecine de prévention en lien avec son secrétariat.
Assurer le suivi des aménagements de poste suite aux préconisations du médecin du travail .

Missions transversales et appui au pilotage du SGCD
Assurer la mise à jour des délégations et subdélégations de signature du SGCD.
Assurer la mise à jour de l’intranet du SGCD en lien avec l’actualité des différents services.
Être le relais du chargé de mission « fraude » de la préfecture pour le suivi du plan de lutte contre la fraude du SGCD.
Assurer le suivi des dossiers transverses et des sujets d’actualité du SGCD en lien avec les chefs de service.
Contribuer à la coordination et à la circulation de l’information entre la direction et les services du SGCD.
Contribuer à l’organisation d’évènement internes, notamment de la journée d’accueil des nouveaux arrivants et assurer la coordination des différents intervenants.
Assurer le suivi et la coordination des services du SGCD dans le cadre de l’accueil des nouveaux arrivants (suivi des arrivées et des départs, des fiches navettes , accueil stagiaires etc...)
Assurer la gestion de la hotline RH ainsi qu’une veille de la boîte mail SGC-RH visant à s’assurer que tous les messages ont été traités ou ventilés entre les différents pôles.
Optimiser l’espace numérique