Assistant(e) de direction Secrétaire Générale et Secrétaire Générale Adj
Référence : MINT_BA043ATB-118767
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Préfecture de Haute-Loire
- Localisation : 6, avenue Charles de Gaulle 43000 LE PUY-EN-VELAY
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Confirmé
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires FPE CAT B
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
Groupe RIFSEEP 1
Assistant(e) de direction
Secrétariat de Mme la Secrétaire Générale et Secrétariat de Mme la Secrétaire Générale Adjointe
Positionné(e) en contact direct et quotidien avec l'autorité préfectorale, vous assistez la Secrétaire Générale et son adjoint(e) dans l'accomplissement de leurs missions.
Ce positionnement offre une vision globale et stratégique du fonctionnement de la préfecture et plus généralement de l'Etat dans le département.
En contact avec les principales autorités du département, le poste est tout à la fois exigeant, stimulant et diversifié.
En votre qualité d'assistant(e), vous êtes chargé(e) d’assurer les missions suivantes en appui de la Secrétaire Générale et de la Secrétaire Générale Adjointe :
- Gestion des contacts et suivi des organigrammes : filtrages des interlocuteurs/appels, accueil physique, suivi des répertoires/organigrammes et mises à jour ;
- Gestion et suivi de l'agenda : planification/organisation de déplacements, organisation de visio/conférences téléphoniques et suivi des réunions en lien étroit avec le secrétariat du Préfet, participation aux réunions d'agenda, coordination avec les services de l'Etat pour le suivi des agendas ;
- Rédaction et recherches documentaires : saisie de notes, rapports, discours, courriers, recherches documentaires/d'actualité ;
- Préparation des dossiers pour les réunions et manifestations dans le département, en lien avec l'ensemble des services de l'Etat dans le département (consolidation de pièces, impressions, constitution de dossiers, archivage) ;
- Assurer le suivi de divers points spécifiques : congés et permanences, gestion du livre de cave, CET Secrétaire Générale et Secrétaire Générale Adjointe, gestion des frais/cartes achats, book de presse…
L'assistant(e) de direction peut en effet également se voir confier le suivi de dossiers spécifiques à la demande de la Secrétaire Générale ou de la Secrétaire Générale Adjointe, notamment en appui des services de la préfecture en fonction de l'activité.
Un lien étroit de travail doit être maintenu avec le secrétariat préfet/directeur de cabinet, ainsi qu'avec les secrétariats de direction des principaux directeurs et sous-préfets du département:
-assurer la suppléance du secrétariat préfet / directeur de cabinet pour la préparation des permanences (périodes de congés, autres absences)
Profil recherché
Connaissances techniques
Avoir des compétences en informatique bureautique: niveau maîtrise requis
Connaître l’environnement professionnel: niveau maîtrise requis
Savoir-faire
Savoir s’organiser: niveau maîtrise requis
Savoir rédiger: niveau maîtrise requis
Savoir-être
Avoir le sens des relations humaines: niveau pratique requis
Savoir communiquer: niveau pratique requis
Savoir s’adapter: niveau maîtrise requis
Qui contacter ?
Mme la Secrétaire Générale :
Mme Nathalie CENCIC nathalie.cencic@haute-loire.gouv.fr
Mme la Secrétaire Générale Adjointe :
Mme Cheffi BRENNER-ADRANLETE cheffi.brenner-adanlete@haute-loire.gouv.fr
M le directeur du SGCD :
Frédéric FOURNIER frederic.fournier@haute-loire.gouv.fr 04 71 09 92 13
À propos de l'offre
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Votre environnement professionnel
Activités du service
La Secrétaire Générale est la première collaboratrice du Préfet, qu'elle assiste dans l'exercice de ses missions générales.
Sous l'autorité de ce dernier, elle a la charge de la conduite des politiques interministérielles, de la gestion des grands dossiers départementaux et de l'impulsion donnée aux actions de l’État dans le département.
Elle est chargée des relations avec les agents de la préfecture et gère le budget et le patrimoine de la préfecture.
La Secrétaire Générale remplace le Préfet, en cas d'absence ou de vacance de celui-ci.
Elle est la sous-préfète de l'arrondissement du Puy-en-Velay.
Composition et effectifs du service
La Secrétaire Générale Adjointe, l'assistant(e) de direction, le service de la Coordination interministérielle, le Directeur de la Citoyenneté et de la Légalité, la Référente Fraude Départementale, le chef du BRUP et le chargé de mission « eau » sont directement placés sous l’autorité de la Secrétaire Générale, par ailleurs responsable de l’ensemble des services de la préfecture.
Liaisons hiérarchiques
La Secrétaire Générale de la Préfecture, la Secrétaire Générale Adjointe.
Liaisons fonctionnelles
Collaboration avec les assistant(e)s du Préfet / Directeur des Services du Cabinet, ainsi que des 2 sous-préfectures, avec les autres acteurs en contact avec le corps préfectoral : services de l’État, entreprises, élus locaux, acteurs associatifs, etc. -
Horaires et saisonnalités : vous exercez vos missions journalières sur la base théorique de l’horaire habituel
des personnels de la préfecture, à savoir 38h00 ou 38h30 hebdomadaires.
Télétravail possible.
Poste soumis à un régime particulier dans le règlement intérieur : les heures supplémentaires accomplies
mensuellement excédant le contingent de 25 heures font l'objet d'une compensation sous forme de congés
récupérateurs et ne bénéficient pas de régulation mensuelle (CASPER).
Le poste requiert en outre des capacités d’adaptation, de réactivité, de discrétion et de disponibilité. -
Titre III du livre III du Code général de la fonction publique: 2° de l'article L332-2
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Vacant à partir du 01/07/2026
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Assistante / Assistant de direction
