Assistante de direction sous prefecture de NONTRON (24)

Groupe RIFSEEP : 1
 
Vos activités principales :
1- Secrétariat particulier du sous-préfet :
- Gestion de l’agenda, traitement des contacts du sous-préfet, participation aux réunions agendas hebdomadaires,
- Accueil physique et téléphonique, filtrage des interlocuteurs,
- Gestion de l’arrivée du courrier et retour du courrier et parapheurs à la secrétaire générale,
- Gestion des courriers MAARCH,
- planification et organisation des réceptions,
- réservations des salles de réunions,
- Gestion des déplacements au niveau départemental et national (CHORUS DT : réservations transports, hébergement, chauffeur),
- Assure le suivi des réservations hôtels/train, ordre de mission via CHORUS formulaire,
- Traitement de dossiers ponctuels,
- Suivi des heures supplémentaires du chauffeur (coordination avec agenda du sous-préfet),
- Préparation des dossiers du sous-préfet à partir des productions des agents et recherches personnelles
- Rédaction de correspondances pour le sous-préfet,
- Gestion du suivi des absences et congés du sous-préfet,
- Édition de la revue de presse de la préfecture
- Gestion des fournitures.

2- Activités politiques publiques :
- suivi des interventions sociales,
- suivi budgétaire (suivi des devis et des factures) via chorus et production des restitutions budgétaires,
- suivi des distinctions honorifiques au niveau de la sous-préfecture.
 
Votre environnement professionnel :
 
Activités du service
Assister le sous-préfet dans l’organisation quotidienne de son travail,
Activité relevant de la sécurité, de la réglementation et des politiques interministérielles.
Composition et effectifs du service
9 agents: 1A, 1B, 5C, dont 2 agents techniques et 2 contractuels
Liaisons hiérarchiques
Sous-Préfet, Secrétaire générale.

Liaisons fonctionnelles
 - Services de la préfecture, l’ensemble des agents de la sous-préfecture, tous les services de l’État, élus, collectivités territoriales, services de la gendarmerie et du SDIS, particuliers