Assistant(e) de gestion - DIR SG Sud-Est
Référence : 2026-2200553
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Secrétariat général - DIR-SG SUD-EST
DIR SG Sud-Est Affectation : Département Immobilier d'Aix-en-Provence - Localisation : 350, avenue du club hippique – 13 090 Aix-en-Provence
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
L’assistante de gestion a pour mission :
Pour la partie assistante de gestion du DI :
o D’assurer des tâches de gestion budgétaires et comptable sur l’ensemble des programmes (BOP) dont le DI a la charge (166,107,182,723, 362…) :
§ Traitement des factures (extraction et traitement dans chorus PRO ou chorus S4HANA, établissement des états d’acompte et SF dans chorus Formulaire, suivi …)
§ Traitement des engagement juridiques (vérification des pièces administratives, création des DA dans chorus Formulaire ou PLACE, établissement des courriers de notification et notification par PLACE, …)
§ Suivi de l’exécution administrative des marchés publics : ajustement des EJ, notifications des avenants ou actes spéciaux de sous-traitance, …, tenue à jour du tableau financier de l’opération, …)
§ Suivi des tableaux financiers des opérations immobilières avec relances des fournisseurs
§ Tenue des tableaux de suivi de factures, des EJ, …
§ Echange avec les prestataires pour accompagnement dans les dépôts des factures
Pour la partie secrétariat du DI, en binôme avec la seconde assistante de gestion :
o D’assurer l’accueil téléphonique et de les orienter vers les interlocuteurs adaptés,
o De réceptionner le courrier entrant, de l’enregistrer et de procéder à la répartition,
o D’assurer des fonctions de secrétariat pour les dossiers comptables et l’enregistrement du courrier en général (enregistrement arrivée départ, …).
Il sera particulièrement apprécié pour ce poste une expérience confirmée dans la gestion des marchés publics complexes. Le département immobilier a une activité intense qui nécessite un très fort investissement et une maîtrise des enjeux liés aux marchés publics de travaux et de prestations intellectuelles. L’assistante de gestion doit faire preuve d’une rigueur importante et d’une connaissance fine des processus immobiliers et comptable afin d’éclairer les chefs de projets ou de corriger des coquilles éventuelles dans le processus comptable. Une maîtrise de l’outil PLACE, CHORUS (PRO, formulaire et S4HANA) et Excel est demandée. Les tâches dévolues à l’assistante de Gestion sont lourdes tout au long de l’année notamment pour fluidifier le travail du pôle et plus particulièrement en clôture budgétaire qui débute mi-août jusqu’au 31/12 inclus.
Profil recherché
Connaissances
Utilisation des logiciels et applications informatiques : S4HANA, Chorus Pro, Chorus formulaire - Expert
Utilisation du logiciel PLACE - Expert
Pack Office (Word, Excel…) – Modification des documents comptable - Maîtrise
Code de la commande Public et CCAG - Connaissances
Savoir-faire
Maitriser l’outil PLACE et S4HANA - Expert
Maîtriser l’outil chorus PRO / formulaire (DA et SF) - Expert
Analyser et expertiser - Maîtrise
Organiser et anticiper - Expert
Savoir-être
Avoir une aisance relationnelle - Maitrise
Sens de l’initiative - Maitrise
Sens du contact et des relations humaines, sens de la diplomatie (gestion des litiges fournisseurs) - Maitrise
Capacité d’adaptation - Expert
Aptitude à travailler avec des interlocuteurs variés sur des sujets différents - Maitrise
Rigueur intellectuelle, capacité d’analyse et de synthèse - Expert
Goût du travail en équipe, aptitude à dynamiser les partenaires, à initier, expérimenter - Expert
Sens de l’organisation - Expert
Sens du contact et des relations humaines, sens de la diplomatie - Expert
Anticipation et rigueur d’exécution - Expert
Expériences professionnelles antérieures souhaitées
Une expérience antérieure comme assistante de gestion au sein d’une structure publique est souhaitée. Une expérience au sein d’un pôle gestion en charge de marchés complexe est fortement souhaitable. La connaissance du ministère de la justice serait un plus.
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Personnes à contacter
- Florence CHEHRIAN - Cheffe du département Florence.chehrian@justice.gouv.fr - 04.13.10.90.09
- Nicolas CABASSUD - Adjoint à la cheffe nicolas.cabassud@justice.gouv.fr - 004.42.91.30.77
Qui sommes-nous ?
Missions et organisation du service
Le secrétariat général du ministère de la justice assure une mission générale de coordination et de soutien des services du ministère. Il exerce les fonctions prévues par le décret n° 2014-834 du 24 juillet relatif aux secrétariats généraux des ministères.
Missions et organisation de la délégation interrégionale et du département de l’immobilier :
Les délégations interrégionales du secrétariat général du ministère de la justice sont chargées d’apporter leur soutien :
· aux juridictions et aux services déconcentrés dans le domaine de l’action sociale, de la formation continue généraliste, de l’hygiène, de la santé et de la sécurité au travail, du handicap, de l’informatique et des télécommunications, de l’immobilier, des achats et des marchés publics ;
· dans le domaine de l’exécution budgétaire et comptable aux services déconcentrés, et s’agissant des opérations d’investissement immobilier aux juridictions.
Au nombre de 9, les délégations interrégionales sont composées des départements « des ressources humaines et de l’action sociale », « de la performance financière, des achats et de la conformité », « de l’immobilier » et « de l’informatique et des télécommunications ».
Chaque délégation interrégionale est dirigée par un délégué interrégional, placé sous l’autorité du secrétaire général du ministère de la justice. Il a autorité sur les départements de la délégation interrégionale.
Descriptif du service
Les départements sont également placés sous la direction fonctionnelle des services ministériels de leur champ de compétence.
Le département de l’immobilier (DI) est placé sous la direction d’un chef de département, ainsi que sous la direction fonctionnelle du Service de l’Immobilier Ministériel (SIM).
Au sein de la délégation interrégionale, le département de l'immobilier (DI) est chargé :
· d’assurer la maîtrise d’ouvrage des opérations d'investissement immobilier qui leur sont confiées et de rendre compte de leur avancement ;
· de réaliser toutes études nécessaires à la connaissance du patrimoine du ministère, de participer à la mise à jour de l’inventaire du parc immobilier ;
· de conseiller et assister les chefs de cour d'appel et les responsables des services déconcentrés du ministère dans le cadre de l’élaboration de la programmation immobilière et dans tous domaines touchant à la gestion du patrimoine immobilier
· d’assurer la relation avec les responsables régionaux de la politique immobilière de l’Etat, et d’animer la politique immobilière ministérielle.
À propos de l'offre
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Groupe RIFSEEP 2
Renseignements et candidature
Florence CHEHRIAN - Cheffe du département immobilier
Florence.chehrian@justice.gouv.fr - 04.13.10.90.09Nicolas CABASSUD - Adjoint à la cheffe de Département
nicolas.cabassud@justice.gouv.fr - 04.42.91.30.77
Sylvia FILOSA - Responsable
Sylvia.filosa@justice.gouv.fr - 04.88.41.10.06Postes soumis à entretien
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Le département de l’immobilier (DI) d’Aix en Provence gère le patrimoine immobilier et met en œuvre le programme d’équipement immobilier :
· pour les services judiciaires des ressorts géographiques des cours d’appel d’Aix en Provence, de Nîmes, de Bastia et de la Réunion (66 bâtiments répartis dans 12 départements dont 2 outre-mer, près de 160 000 m² SUB) ;
· pour les services pénitentiaires (hors immobilier spécifique de type carcéral, 20 bâtiments, 9725m² SUB) et la protection judiciaire de la jeunesse, situés en région PACAC et sur l’ile de la réunion et de Mayotte (35 bâtiments, 22 000m² SUB).
Il suit 95 opérations vivantes pour un coût global de 130M€ en 2025.
Télétravail possible selon organisation du pôle
Accessibilité en transport / Parking :
Par gare TGV :
Située en à 18 kms du centre- ville, elle dessert Marseille, Avignon, Nice, Paris
La gare TGV est située à 25 minutes en voiture de la DIR-SG Sud-Est.
Par gare SNCF :
Située en centre-ville, elle dessert Marseille, Gardanne, Manosque (04) et Sisteron (04).
La gare SNCF est située à 15 minutes à pied de la DIR-SG Sud-Est
Par autoroute :
Autoroute A7 - A46 et A8 Paris (780 km) Lyon (300 km) Nice (175 km)
Sortie : Aix Pont de l’Arc.
Autoroute A54 et A9 Montpellier (150 km) - Nîmes (120 km) - Arles (80 km)
Sortie : Aix Pont de l’Arc.
Autoroute A51 Marseille (30 km)
Sortie : Aix centre.
Par autocar :
Les autocars desservent toutes les villes environnantes. -
Vacant à partir du 01/09/2026
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Assistante / Assistant de gestion financière
