Assistant(e) de la cheffe de cabinet du Recteur / Orléans

·        Traite et suit les invitations et diverses sollicitations en cohérence avec l’agenda et la stratégie opérationnelle du Recteur.

·        Assure le traitement de la boîte fonctionnelle ce.cabinet sous la supervision et en étroite collaboration avec la Cheffe de Cabinet.

·        Prépare et assure le suivi des pochettes quotidiennes liées à l’agenda et en collaboration avec la Cheffe de Cabinet.

·        Procède à l’accueil téléphonique, au filtrage des appels, à la prise de messages et à la redirection des appels.

·        Participe à l’organisation matérielle des évènements (réservations de salles, créations de liens de visioconférences, etc.) en coordination avec la Cheffe de Cabinet et la chargée de mission protocole et chancellerie.

·        Assure le traitement et le suivi de tous les parapheurs papiers.

·        Assure la réception, le traitement et le suivi jusqu’à l’archivage méticuleux des documents sur le serveur partagé.

·        Assure la mise à jour de l’annuaire du cabinet.

·        Assure le suivi des ordres de missions.

·        Assure et anticipe la gestion des vœux.

·        Traite et suit les affaires réservées et dossiers confiés par la Directrice de Cabinet et les directrices/eur adjoints, en soutien aux agents du Cabinet.

·        Identifie les priorités et alerte en cas d’urgence.