Assistant(e) de projet / F/H

L’assistant(e) de projet est placé(e) sous l’autorité hiérarchique de la responsable du pôle de gestion.
L’assistant(e) de projet peut être sollicité(e) pour toutes tâches concourant au bon déroulement des opérations, et notamment :
Assistance pour la passation et la gestion des marchés :
-Assistance lors des phases de consultation (organisation des consultations pour les marchés de faibles montants ; aide à l’analyse des candidatures et des offres, préparation du rapport d’analyse des offres, assistance pour l‘organisation des jurys de concours, etc…) ;
- Gestion et suivi administratif des marchés :
o notification des marchés de faibles montants, émission des ordres de services, décisions, rédaction et mise en forme de courriers divers, convocations
o Aide à l’analyse des candidatures et à la rédaction des rapports d’analyse des offres,
o Aide à la rédaction des rapports de présentation et avenants aux marchés,
o gestion des sous-traitants : vérification de la complétude du dossier de demande d’agrément, fiche de suivi, demande d’avis du maître d’œuvre, rédaction du courrier d’agrément, de suspension ou de rejet, saisie et consultation des données sur les logiciels de suivi (EDIFLEX et WINM9) et échanges avec les directions juridique et financière, classement,
o Saisie des marchés et ordres de service sur EDIFLEX,
o Utilisation de la plateforme achat public (lancement des consultations - transmission d’actes administratifs, etc.)
o Saisie et suivi des engagements de marchés dans l’outil opérationnel de gestion
o Réponse à apporter aux entreprises en cas de relances de paiement,
-  Mise en place et tenue de tableaux de suivi des marchés et de tableaux de suivi des agréments de sous-traitants,
- Suivi des marchés transversaux (accords-cadres) : aide à la production des marchés subséquents, gestion administrative de ces marchés, tableaux de suivi, suivi de la consommation, fonction d’alerte),
-  Echanges avec les entreprises (mail / téléphone).
Assistance générale pour le compte des directions techniques :
- Mise en parapheur électronique et suivi de la circulation des parapheurs,
- Suivi du plan de classement numérique et
- Organisation et préparation de réunions,
- Rédaction de comptes-rendus de réunions,
-  Gestion du courrier (organisation du classement numérique et tenue de tableaux de bord si nécessaire),
-   Copie et archivage.
Aide au service courrier (ponctuellement) :
- Gestion du courrier départ et arrivée (en l’absence de l’assistante de direction).
Par ailleurs, l’établissement s’est doté depuis 2024 d’un outil de gestion opérationnelle des opérations, pour faciliter le pilotage financier des projets, améliorer la programmation budgétaire, gérer les calendriers, faciliter le reporting, le partage des informations et la mise en œuvre de modèles de documents.