Assistant(e) du Cabinet du Maire - MAIRIE D'ILLKIRCH-GRAFFENSTADEN

Rejoignez le cœur de l’action publique locale !
Au sein du Cabinet du Maire, vous occupez une fonction stratégique au cœur de l’organisation municipale. En lien direct avec le Maire, le Directeur de Cabinet, les élus, les services et les administrés, vous jouez un rôle essentiel dans la coordination des activités, la gestion de l’information et le bon fonctionnement du cabinet. Par votre sens de l’organisation, votre discrétion et votre réactivité, vous contribuez à garantir un service public efficace et de qualité.

Vos missions principales :

Vous assurez l’accueil physique et téléphonique du cabinet : vous traitez, hiérarchisez et orientez les demandes, tout en apportant un premier niveau de réponse aux interlocuteurs.
Vous gérez les flux d’informations (courriers, e-mails, etc.) : vous assurez leur réception, leur enregistrement, leur diffusion, leur traitement ainsi que leur suivi, afin de garantir une circulation fluide de l’information.
Vous organisez la logistique des réunions, des évènements et des déplacements en veillant au bon déroulement des échanges.
Vous réalisez les travaux administratifs du Cabinet : le suivi des dossiers, la rédaction et la mise en forme des documents, la création de tableaux de suivi, ainsi que le classement et l’archivage.
Vous assurez, en lien avec les services et les organisateurs concernés, le suivi des représentations du Maire et des élus et contribuez à l’organisation de leur participation aux différentes manifestations.

Activités complémentaires :

Vous venez en appui aux autres fonctions du cabinet en fonction des besoins et dans le cadre de vos compétences.
Vous assurez la continuité de service en prenant en charge les missions de la seconde assistante de cabinet en son absence.