Assistante du Maire et du DGS - Mairie de BOISSY-SOUS-SAINT-YON

Apporter une aide permanente à l'autorité territoriale ainsi qu'au Directeur Général des Services en termes d'organisation personnelle, de gestion, de classement et de suivi des dossiers.

Pour le Maire :
Prendre les RDV pour Monsieur le Maire et les noter sur un agenda partagé,
Rédiger des courriers ou mails à la demande du Maire,
Organiser certains RDV du Maire (ex : congrès des Maires, Sous-Préfecture)

Pour les élus :
Distribuer le courrier aux élus, scanner certains documents,
Inscrire les élus aux formations et réunions demandées.
Tenir à jour un calendrier des congés de maires-adjoints ainsi que celui des permanences élu(e)s,
Etablir le tableau de représentation des élus dans les différentes instances et le mettre à jour.

Pour le DGS :
Organiser le Conseil Municipal :
-Etablir les convocations,
-Afficher l'ordre du jour,
-Préparer la salle et participer au Conseil Municipal,
-Préparer les dossiers des élus incluant l'ensemble des documents,
-Elaborer la note de synthèse
-Mettre en forme les délibérations à partir de la note de synthèse,
-Distribuer les délibérations aux services concernés et partenaires extérieurs,
-Réaliser le PV et l'afficher
-Transmission des actes au contrôle de légalité,
-Rédiger les arrêtés et les décisions municipales et centraliser celles prises par les autres services,
-Tenir à jour le registre des délibérations et des décisions, le registre des arrêtés et des actes administratifs.

Organiser les réunions de direction :
-Etablir le calendrier en concertation avec le DGS, convoquer les cadres, participer à la réunion de direction, rédiger et diffuser le compte rendu.

Gestion de la boîte Mails "Mairie"
-Réception et transmissions des mails "Mairie" aux bons interlocuteurs.

Assurer le pilotage des dossiers suivants :
- Assurances : Suivi des sinistres communaux, Gestion des assurances bâtimentaires, des véhicules, de la RC .....

-Informatique et télécommunications : Gestion et suivi des commandes de matériel, relations avec nos prestataires et fournisseurs,

-Occupation du domaine public : Rédaction des arrêtés municipaux (commerces ambulants, taxis, forains...)

-Administratif : Suivi des conventions et des actes notariés (enregistrement et classement)

-Divers : Suivi des commandes de fournitures administratives ;
remplacement exceptionnel à l'accueil, remplacement de la chargée de communication en son absence