Assistante du pôle développement territorial - CHAMPAGNE-AU-MONT-D'OR

Relation quotidienne avec le directeur des services techniques et les chefs d’équipe,
Relation ponctuelle avec les agents des services techniques.
Relation avec les administrés, les associations, les entreprises.

1. MISSION 1 : Assistance de direction du pôle (40%)
• Accueil physique et téléphonique des usagers et des entreprises
• Transmission des signalements à la Métropole et aux différents partenaires
• Rédaction des courriers
• Assurer la prise en charge, le suivi et les réponses écrites et orales aux demandes des administrés et utilisateurs des bâtiments communaux.
• Transmission des demandes interventions aux agents techniques et suivi dans l’outil dédié
• Planification des interventions logistiques
• Réalisation des commandes générales : produits d’entretien, nettoyage
• Suivi administratif des travaux en coordination avec les entreprises, les maîtres d’œuvre, la métropole et les agents des services techniques en lien avec le chef d’équipe et le Directeur
• Suivi administratif des ERP (Etablissement recevant du public) en lien avec l’élu de référence et le Directeur (Envoi convocation visite de sécurité, etc.)
• Rédaction et suivi des déclarations des sinistres aux assurances (bâtiments, VRD et véhicules)
• Suivi administratif de la flotte automobile (suivi technique, suivi du kilométrage, cartes essence etc.)
• Participation à l’élaboration du budget
• Classement, archivage

2. MISSION 2 : Comptabilité (+ 40% du temps de travail)
• Saisi des bons de commande sous CIRIL
• Gestion des engagements comptables
• Enregistrement et validation des factures du Pôle

3. MISSION 3 : Commande publique 20%
• Rédaction des pièces administratives des marchés (en lien avec le DST) sous le logiciel MARCO ;
• Ouverture des plis, participation à l’analyse et au comparatif des offres en lien avec le Directeur
• Rédaction des pièces de procédure d’attribution du marché (DM, courrier non retenu, retenu, transmission contrôle de légalité…)
• Suivi administratif d’exécution du marché et/ou contrats (ordre de service, avenant, PV de réception etc.), Exécution budgétaire et comptable des marchés publics (de l’engagement à la validation de la facture)