Assistante du Sous-Préfet de Sens

GROUPE RIFSEEP : 1

Vos activités principales :
- Assurer l’accueil physique et téléphonique du secrétariat du sous-préfet.
- Gérer l’agenda du sous-préfet, en coordination avec celui du secrétaire général de la sous-préfecture.
- Réceptionner les courriers réservés du sous-préfet.
- Gérer la boite fonctionnelle électronique de la sous-préfecture.
- Organiser les réunions du sous-préfet : planning, convocations, moyens matériels.
- Gérer les déplacement liés aux réunions extérieures, en coordination avec le conducteur du sous-préfet.
- Préparer les dossiers du sous-préfet, en coordination avec le secrétaire général de la sous-préfecture.
- Assurer une veille informationnelle à partir des médias internes (RESANA, sites internet et intranet, réseaux sociaux …) et des médias externes (presse, bulletins municipaux …) pouvant intéresser le suivi des dossiers de fonds et des projets locaux d’aménagement du territoire.
- Suivre et remettre les cartes d’élus.

Sous l’autorité fonctionnelle du secrétaire général :
- le seconder dans le traitement des dossiers liés à la fraude documentaire ;
- le seconder dans le traitement des indicateurs de la performance/performance ;
- rédiger des courriers divers (accusé réception, relance, information de premier niveau …) ;
- participer à la mission d’assistant de prévention.
 Gestion administrative :
- Assurer les relations avec les entreprises intervenant au sein de la sous-préfecture (devis, calendrier, suivi).
- Suivre la consommation des crédits et des travaux de la sous-préfecture et de la résidence du sous-préfet.

 Votre environnement professionnel
Activités du service :
Sous-préfecture : représentation de l’État et administration territorialement
Composition et effectifs :

Le secrétariat est composé d’un agent titulaire.
La sous-préfecture compte 18 agents.
Liaisons hiérarchiques :
La sous-préfète
La secrétaire générale de la sous-préfecture
Liaisons fonctionnelles :

Services de la sous-préfecture et de la préfecture, services déconcentrés et opérateurs de l’État.
Interlocuteurs du sous-préfet et notamment les élus locaux et les chefs d’entreprises, les responsables associatifs…