Assistante du/de la Président(e) de Commission d'établissement locale (CMEL) F/H

La secrétaire de la CMEL est en charge d'organiser, pour les membres de la CMEL, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liées au suivi des dossiers, ainsi que la gestion logistique associée.
Missions permanentes :
1 – Assurer le suivi des instances
En lien avec la Présidence de la CMEL , pour la CMEL :
o  Préparer et assurer l'envoi des ordres du jour de la CMEL
o  Veiller à l’organisation matérielle et logistique des instances : préparation des supports, préparation des salles, gestion de la visioconférence
o  Assister aux séances de la CMEL
o  Rédiger les comptes rendus en séance et assurer leur diffusion
o  Assurer le standard téléphonique de la CMEL
o  Diffuser les campagnes d'information et appels à candidature
En lien avec les co-présidents et les directions fonctionnelles référentes pour les sous-commissions :
o  Préparer et assurer l'envoi des ordres du jour
o  Veiller à l’organisation matérielle et logistique des instances : détermination du calendrier des commissions, préparation des salles, gestion de la visioconférence
o  Assister aux sous-commissions (commission restreinte des effectifs, commission des structures, COPS)
o  Rédiger les comptes rendus en séance et assurer leur diffusion
o  Mettre en forme des documents (rapports d'activité, comptes rendus de réunion ou d'instance, tableaux, etc.)
2 – Organiser et gérer le classement et l'archivage des documents (archives physique et numérique)
o  Archivages des compte-rendus des commissions (dispose et réseau) et autres documents liés aux fonctions de Président de la CMEL
o  Campagne de révision des effectifs PH : réception, classement et archivage des dossiers ; complétion de l'Excel récapitulatif des candidatures
o  Campagne de nomination des chefferies de service : réception, classement et archivage des dossiers
3 – Assurer la gestion des outils de communication interne et externe
o  Mettre à jour les listes de diffusion exhaustives de la CMEL
o  Gérer et partager les dossiers communs dans DISPOSE
o  Mettre à jour l'intranet : page de la CMEL et pages de ses sous-commissions, diffusion du « quoi retenir » sur la page d'accueil de l'intranet
o  Organiser et suivre les mises à jour des listes de membres des sous-commissions de la CMEL
o  Créer des sondages pour les décisions de la CMEL avec LimeSurvey, communiquer et présenter les résultats
4 – Missions spécifiques
o  Assurer le circuit de signature des actes devant être signés par le Président ou la Présidente de la CMEL
o  Organiser les rendez-vous du trio de la CMEL
o  Gérer l'agenda du Président ou de la Présidente de la CMEL
o  Appui à la préparation des élections de la CMEL en 2027