Assistant(e) particulier(ère) du préfet

Vos activités principales 
Appels téléphoniques et filtrage des appels 
Assister le Préfet dans l’organisation quotidienne de son travail (gestion de l’agenda, organisation des audiences, suivi des rendez-vous et de ses déplacements) 
Présentation de l’agenda en réunion Gestion des flux de courriers et de documents à signer 
Gestion et mise à jour du fichier des personnalités du département 
Suivi du budget de fonctionnement de la résidence du préfet et de ses dépenses de représentation 
Organisation des réceptions (préparation et envoi des cartons d’invitation, plans de table, saisie des menus, suivi du livre de cave) 
Suivi et mise à jour des feuilles d’astreinte 
Cérémonies officielles annuelles (envoi du carton d’invitation, mailing et diffusion, commande de gerbes, pavoisement) 
Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions 
Travail en brigade avec des horaires décalés (8h30-18h30), disponibilité (pause déjeuner comprise entre 12h00 et 14h00)
Permanence assurée à tour de rôle par les deux secrétaires de M. Le Préfet. Postes interchangeables. Assurer le remplacement du secrétariat général en cas d’absence.
Présence systématique d’un des deux secrétaire durant les périodes de congés.
Situation très particulière : (visites : présidentielle, ministérielle, crise…) disponibilité maximale Disponibilité demandée sur ce poste d’où classement