Assistant(e) secrétaire au secrétariat commun
Référence : MINT_BA075ATB-89774
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Préfecture de Paris / Préfecture de Région Ile-de-France
- Localisation : Préfecture de la région d'Ile-de-France, préfecture de Paris – 5, rue Leblanc 75015 Paris
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non
- Télétravail possible Non
Vos missions en quelques mots
Groupe RIFSEEP : 1
NBI : Non
Vos activités principales :
Vos activités principales :
- appels téléphoniques avec tenue des cahiers d'appels ;
- gestion de la base des contacts ;
- tenue des agendas, en liaison avec le secrétariat particulier du préfet de la région d'Ile-de-France, préfet de Paris ;
- gestion des réunions, rendez-vous, réservations de salles, demandes d'autorisation d'accès pour les visiteurs externes, préparation de dossiers, en relation avec les chefs de service du cabinet ;
- gestion des déplacements du directeur de cabinet, du directeur adjoint de cabinet et de la cheffe de cabinet
- gestion du courrier (ouverture, enregistrement, tri, cachet de suivi, acheminement) ;
- saisie informatique (lettres, notes, tableaux...) ;
- constitution et suivi de dossiers thématiques ;
- classement de la documentation et archivage des dossiers (versions électronique et papier).
Votre environnement professionnel :
• Activités du service :
Le service de la représentation de l’Etat comprend :
- le bureau du protocole et des déplacements ;
- le bureau des décorations et de l’intendance.
- le secrétariat mutualisé du cabinet
· Composition et effectifs du service
Le service de la représentation de l’Etat est composé de 29 agents.
· Liaisons hiérarchiques
chef de service - cheffe de cabinet, directeur adjoint et directeur de cabinet (préfet)
· Liaisons fonctionnelles
Les membres du corps préfectoral et hauts fonctionnaires de la préfecture, les services de la préfecture et particulièrement les secrétariats de direction
Profil recherché
Vos compétences principales mises en œuvre
Connaissances techniques
Avoir des compétences en informatique - bureautique
niveau maîtrise
requis
Connaître l'environnement professionnel
niveau pratique
à acquérir
Savoir-faire
Savoir travailler en équipe niveau maîtrise requis
Savoir rédiger
niveau pratique
requis
Savoir s'organiser
niveau maîtrise
requis
Savoir-être
avoir le sens des relations humaines
niveau maîtrise
requis
savoir accueillir niveau maîtrise requis
savoir s'adapter
niveau pratique
requis
savoir communiquer
niveau maîtrise
requis
Conditions de travail : Horaires décalés
Discrétion / disponibilité / bonne présentation / sens du contact et de la diplomatie
Vos perspectives : Évolution dans le domaine fonctionnel.
Durée attendue sur le poste : 3 ans
À propos de l'offre
-
Localisation administrative :
Préfecture de la région d’Ile-de-France, préfecture de Paris – 5, rue Leblanc 75015 Paris
Accès : métro ligne 8 – station Lourmel ou Balard
RER C – arrêt Pont du Garigliano
La préfecture de région dispose d’un parking sécurisé pour stationner son véhicule ou son vélo. -
Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions :
Horaires décalés
Discrétion / disponibilité / bonne présentation / sens du contact et de la diplomatie
Qui contacter ?
- M. Alexandre DIE, chef du service de la représentation de l’État -
alexandre.die@paris.gouv.fr
Liste des pièces requises pour déposer une candidature :
Voir le formulaire unique de demande de mobilité/recrutement disponible à cette adresse :
https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2024-04/formulaire-de-mobilite-modifiable-avril-2024.pdf -
Titre III du Livre III du Code général de la fonction publique
2° de l’article L332-2 (anciennement 2° de l’article 4) -
Vacant à partir du 01/10/2024
-
Assistante / Assistant de direction
