BFC 90415 - Assistant de direction appui gestionnaire (F/H) - REGION BOURGOGNE FRANCHE-COMTE

Référence : O025240326000379

  • Fonction publique : Fonction publique Territoriale
  • Employeur : Conseils régionaux
  • Localisation : BESANCON
Domaine: Direction et pilotage des politiques publiques
Postuler sur le site employeur

Date limite de candidature : 30/04/2024

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  • Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
  • Expérience souhaitée Non renseigné
  • Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
  • Catégorie Catégorie C (employé)
  • Management Non renseigné
  • Télétravail possible Non renseigné

Vos missions en quelques mots

Organiser et coordonner l'environnement professionnel du directeur et du directeur-adjoint, elle ou il assure l'accueil et le filtrage des appels, elle ou il assure le secrétariat et la gestion administrative des dossiers

DESCRIPTIF DU POSTE

SECRETARIAT
Gérer le courrier entrant (tri, soumission, ventilation suivant les instructions)
Assurer une veille sur les arrivées de courriers (par intranet)
Expédier les courriers d'un ou plusieurs agents
Vérifier et soumettre à la hiérarchie les parapheurs
Saisir et mettre en forme les courriers, notes et comptes rendus
Réceptionner et adresser des documents (courriers, mails, fax)
Trier, classer, archives des documents, des dossiers
Assurer la mise à jour des fichiers de partenaires de la direction ou du service

ORGANISATION
Gérer un ou plusieurs agendas
Organiser les réunions et les déplacements
Etablir les ordres de mission des cadres
Gérer les notes de frais du service
Participer à l'organisation et à l'accueil des manifestations évènementielles de la direction

ASSISTANCE A LA GESTION ADMINISTRATIVE DES DISPOSITIFS
Assurer la mise à jour documentaire des dossiers particuliers
Mettre en forme les rapports pour les sessions
Préparer les dossiers thématiques pour les réunions
Saisir et mettre en forme les conventions et notifications
Suivre les conventions et subventions
Réceptionner des dossiers de demande d'aides
Réaliser une première analyse des dossiers de demande d'aide

POLYVALENCE
Assurer le remplacement d'un(e) assistant(e) administratif(ve) ou d'un(e) assistant(e) de direction

COMMUNICATION
Assurer l'accueil téléphonique (filtrer et orienter les appels) et l'accueil physique (réunions, rendez-vous)
Assurer l'interface avec les interlocuteurs internes (directions, services) et externes
Contribuer aux activités de la Direction en communication interne (rubriques intranet) ou en réseau (assistantes de direction)

Profil recherché

COMPÉTENCES PROFESSIONNELLES ET TECHNIQUES ATTENDUES
Qualité d'expression écrite et orale
Bonnes qualités de communication ascendante et transversale
Compétences avérées sur les outils bureautiques
Bonne connaissance du fonctionnement de la collectivité et de ses acteurs

APTITUDES REQUISES
Capacité d'organisation
Respect des délais
Adaptabilité aux évolutions et situations nouvelles
Sens du travail en équipe
Discrétion, réactivité

INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES
Poste localisé à Besançon


La Région Bourgogne-Franche-Comté lutte contre toutes les formes de discriminations et s'engage pour la diversité et l'égalité professionnelles, dans le respect des textes qui régissent le statut de la fonction publique.

À propos de l'offre

  • Pour candidater, merci d'adresser un curriculum vitae détaillé et une lettre de motivation précisant la référence du poste,
    par voie dématérialisée sur le site internet www.bourgognefranchecomte.fr/rubrique « offres d'emploi »
    avant le 30/04/2024
    Pour plus de renseignements, vous pouvez contacter Samia Bourakkadi, chargée de la procédure de recrutement au 03.79.13.30.64.

    Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

  • Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif

  • Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

  • Vacant à partir du 01/07/2024

  • Assistante / Assistant de direction

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