Cadre administratif institut de formation des professions de santé

Activités administratives :

· Conception, mise en œuvre, évaluation et réajustement d'outils et / ou de méthodes pour la gestion de l’IFPS : suivi des ETP, suivi des dépenses et rapports financiers

· Définition et mise en place de mesures correctives visant à améliorer la qualité de la gestion administrative de l’IFPS.

· Participation à la constitution des dossiers administratifs qui concernent les écoles et instituts (renouvellement des autorisations d’exercice, enquêtes)

· Participation aux projets de l’institut.

· Communication aux directions, services et secrétariat de l’IFPS des documents et informations les concernant.

· Vérification de la conformité des conventions en partenariat avec les différents acteurs (de stage, de formation, de formation continue, de prestation de formation) établies par les écoles et instituts de l’IFPS et contrôle du circuit des signatures.

· Gestion du suivi des documents entre l’IFPS et les directions du CHU ainsi qu’entre l’IFPS et ses interlocuteurs régionaux (Conseil Régional, Université)

· Gestion des commandes de l’IFPS.

· Contrôle de la paie des intervenants, des étudiants et des frais de déplacement déclarés par les secrétaires des écoles et instituts, traités par l’adjoint des cadres.

· Suivi du plan d’action Qualiopi.

Activités managériales :

· Encadrement des secrétaires, de l’agent de sécurité et des agents multimédia.

· Encadrement de l’équipe du service commun de l’IFPS (organisation et gestion du travail, évaluation des compétences et entretiens de formation).

· Organisation des plannings de travail.

· Participation aux réunions de coordinations et plénières de l’IFPS.

Activités de communication :

· Participation aux actions de communication extérieures et internes visant à améliorer la diffusion de l’offre de formation de l’IFPS (intranet, site internet du CHU…) en lien avec la direction de la communication
· Mise en œuvre des relations avec les prestataires externes (notamment dans le cadre de la diffusion des actions pour valoriser la collecte de fonds issue de la taxe d’apprentissage, forums…)

Gestion matérielle et conformité des locaux :

· Gestion du matériel géré par le service commun de l’IFPS, en lien avec l’agent de sécurité.