Chargé / Chargée évènementiel et protocole
Référence : 2025-2039604
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Sous-direction des Cabinets et du soutien des services (SDCS)
Direction des Services Administratifs et Financiers (DSAF) Sous-direction des Cabinets et du soutien des services (SDCS) Bureau de l'exploitation des sites de Matignon (BESM) - Localisation : 70 rue de Varenne - 75007 PARIS
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Confirmé
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie A (cadre)
- Management Non
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
Sous l'autorité du chef du BESM, la section Patrimoine et Evènementiel est responsable de la valorisation patrimoniale des sites historiques et de l'organisation de différents types d'évènements : manifestations culturelles ouvertes au grand public (Journées européennes du patrimoine, Rendez-vous aux jardins, Fête de la musique), remises de décorations, visites historiques des sites, commémorations, réceptions et réunions liés à l'actualité politique, vœux du Premier ministre aux personnels... Ces évènements peuvent concerner un public de quelques dizaines de personnes à plusieurs milliers, selon leur nature. Il peut s'agir de personnes invitées à participer à l'évènement ou bien des personnes faisant la démarche de s'inscrire.
Le (la) chargé(e) évènementiel et du protocole aura pour missions principales l’organisation des évènements (journées européennes du patrimoine, RDV jardin...) et d’organiser les cérémonies officielles du Premier ministre en étroite collaboration avec le cabinet de ce dernier. Vous vous appuierez sur un réseau qui garantit le bon déroulement des manifestations (Présidence de la République, Sénat, ministères).
Au sein de la section, sous l’autorité de la cheffe de section, et avec l’appui des deux gestionnaires évènementiels, vous aurez pour mission pour tout type d’évènement :
1. Gestion des invitations
Paramétrage et maîtrise de l'outil de gestion évènementielle (EventDrive)
Consolidation des listes des invités en lien avec le cabinet du Premier ministre
Elaboration et envoi des cartons d'invitation personnalisés selon la fonction et le rang protocolaire des invités
Gestion des réponses et des relances
Suivi des tableaux d'état des présents pour transmission aux services concernés (Chefferie de cabinet, conseillers, intendances, commandement militaire et agents de sécurité, aides de camp, pôle communication, photographes ainsi que certains services de la DSAF).
2. Gestion opérationnelle
Participation aux réunions techniques préparatoires et aux visites de reconnaissance
Organisation des modalités d’accueil : horaires et cadencement, placement, stationnement, signalétique…
Présence pour assurer l’accueil et l’émargement des invités lors de certaines cérémonies
3. Gestion post-évènement
Suivi de dossiers d’archives et de fiches de procédure en lien avec le Cabinet du Premier ministre pour les cérémonies annuelles récurrentes (déroulé, intervenants, modèles de carton d’invitation, liste des invités, photographies de l’évènement …)
4. Missions annexes
Renfort sur l’ensemble des activités de la section, notamment pour l’organisation des évènements grand public (Journées du patrimoine, RDV aux jardins, Fête de la musique…)
Profil recherché
Savoirs techniques :
- Connaissances protocolaires (décret n°89-655 du 13 septembre 1989 modifié) niveau confirmé et droit des traités (Convention de Vienne) niveau maîtrise
- Techniques de gestion et de communication évènementielles
- Maîtrise des outils informatiques : logiciels de gestion évènementielle et Excel niveau confirmé
- Connaissances de l’environnement administratif, institutionnel et politique
- Expérience sur un poste similaire attendue
Savoir-faire :
- Organiser et gérer un évènement dans sa globalité, de sa préparation jusqu'à sa mise en place opérationnelle
- Travailler en mode projet (gestion de plusieurs projets à la fois)
- Rédiger des notes, des déroulés et des comptes-rendus
Savoir-être :
- Réactivité, capacité à travailler dans l'urgence
- Résistance en stress et maîtrise de soi
- Capacité d'adaptation
- Souci du détail et sens aiguisé du service client
- Présentation soignée exigée
- Aisance relationnelle
- Sens de la discrétion et de la confidentialité
- Rigueur professionnelle, sens de l'organisation et des priorités
- Travail en équipe
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 7 Master/diplômes équivalents
Langues
- Anglais Maîtrise
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
La direction des services administratifs et financiers (DSAF), rattachée à la Secrétaire Générale du Gouvernement, assure les missions d'administration générale destinées à fournir au chef du Gouvernement et aux ministres placés auprès de lui, à leurs cabinets, aux services du Premier ministre (SPM) et aux autorités qui lui sont budgétairement rattachées les moyens nécessaires à leur fonctionnement (RH, financiers, logistiques et informatiques).
La sous-direction des Cabinets et du soutien des services assure les missions suivantes :
- la gestion des ressources humaines de proximité des personnels affectés au cabinet et dans ses services en lien avec la sous-direction des ressources humaines de la DSAF ;
- l'exploitation de sites immobiliers ;
- la gestion de l'activité transport des SPM et des services rattachés tant sur le plan humain que matériel ;
- le traitement de la correspondance adressée au Premier ministre, aux ministères délégués et aux secrétariats d'Etat qui lui sont rattachés ;
- l'instruction des promotions dans l'ordre national de la Légion d'honneur et dans l'ordre national du Mérite, pour le Premier ministre, les ministères délégués et les secrétariats d'Etat qui lui sont rattachés ;
- l'organisation des déplacements du Premier ministre et des délégations qui l'accompagnent ;
- le contrôle de gestion et l'analyse de la performance ;
- l'intendance au profit du Premier ministre et cabine et cabinet.
Descriptif du service
Au sein de la sous-direction des cabinets et du soutien des services, le bureau de l'exploitation des sites de Matignon a pour mission d'assurer l'exploitation de sites immobiliers, majoritairement des hôtels particuliers classés ou inscrits, regroupant le Premier ministre, des ministres délégués et secrétaires d'Etat rattachés au Premier ministre ainsi que les agents des services du Premier ministre et des autorités administratives indépendantes. Il prend en charge les prestations nécessaires à la gestion des sites et au soutien logistique des services occupants, en visant une haute qualité de service. Il comprend six sections : Section logistique, Section patrimoine et événementiel, Section administrative et financière, Section sûreté / sécurité, Section des services aux usagers, Section jardin et développement durable.
À propos de l'offre
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La personne en poste fait l’objet d’une procédure d’autorisation d’entrée sur le site instruit par les services de sécurité de Matignon.
Cette démarche est préalable à tous détachements, signature de contrat ou décision d’affectation sur les sites historiques
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Déplacements à prévoir sur les différents sites du périmètre des SPM et sur des sites extérieurs
Horaires atypiques possibles en fonction de l’actualité (en soirée et certains week-ends).
Pics d’activité importants impliquant une grande disponibilité.
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Vacant à partir du 01/12/2025
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Chargée / Chargé de production culturelle
