Chargé de gestion administrative (F/H) - DFJM - Service administratif et des achats.
Référence : 2024-1603096
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Musée du Louvre
musée du Louvre - Localisation : musée du Louvre
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Principales missions :
Sous l’autorité de la cheffe de service, le chargé de gestion administrative gère les dossiers administratifs du service, ainsi que ceux relatifs à la restauration collective.
Dossiers administratifs du service :
Assurer le suivi des demandes faites au service (via la messagerie achat.logistique) :
Contrôler de conformité des demandes
Transmettre aux deux encadrants en charge des typologies d’achat
Informer les directions et départements sur le suivi de leurs demandes
Assurer la gestion administrative des achats de fournitures (fournitures de bureau et de petits équipements, fournitures sanitaires, fournitures de sécurité et protection incendie) :
Traiter les demandes d’achat et vérifier les pièces contractuelles (marchés ou devis)
Initialisation des demandes d’achat dans le logiciel ad hoc
Organiser et suivre la procédure relative aux livraisons : Saisie des livraisons dans le logiciel ad hoc de l’aire de livraison, vérification et contrôle des fournitures réceptionnées, et saisie des services faits dans le logiciel ad hoc
Gérer les inventaires de petites fournitures
Restauration collective :
Commission des menus :
Rédiger les comptes rendus
Mettre à jour les menus dans l’Intranet du Musée
Suivre les analyses bactériologiques à partir des rapports d’analyses transmis par les prestataires et l'affichage des résultats
Suivre les fiches de suggestion des convives au restaurant du personnel, transmettre les éléments au prestataire ainsi que suivre l’exécution des suggestions.
Commission restaurant :
Suivre les audits sanitaires (environ 3 par an) : mise à jour du plan d’actions en liaison avec le prestataire chargé de la restauration collective et la Direction de l'architecture, de la maintenance et des jardins (DAMJ) (aspects techniques)
Tenir à jour le tableau des achats et de renouvellement en liaison avec l’adjoint logistique de la sous-directrice
Analyser les données financières : participation employeur, coût agent, ……
Conventions tiers :
Assister le chef de service pour le suivi des conventions tiers
Assurer le suivi des demandes de badges d’accès au restaurant pour les tiers
Mettre en place le tableau de bord de l’activité restaurant
Missions secondaires :
Assurer les intérims lors des congés :
Traitement des réceptions professionnelles : demandes de repas notamment
Assister l’adjointe au chef de service lors d’opérations d’ampleur exceptionnelle pour :
La gestion administrative des achats de mobilier, de matériel et des déménagements
Le suivi de la procédure relative aux livraisons : vérification et contrôle du mobilier et matériel réceptionné et saisi des services faits dans le logiciel ad hoc
Profil recherché
Expérience d’au moins 5 ans dans un poste similaire souhaité
Maitrise de l’orthographe, de la prise de notes, des techniques rédactionnelles et de la mise en forme de documents
Maitrise des outils bureautiques standards (Word, Excel avancé, Outlook)
Connaissance des marchés publics : exécution notamment
Connaissance des outils métiers : Panoptés, Elap, Workey
Connaissance de l’environnement administratif, juridique et financier (réglementation, procédures, interlocuteurs…) du musée du Louvre et du ministère de la Culture et de la Communication
Connaissance de l'organisation du musée (spatiale et administrative)
Notions de la règlementation en matière de conservation des archives publiques
Capacité à travailler en équipe et sur de multiples tâches
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Personnes à contacter
Qui sommes-nous ?
Dans un cadre historique et culturel emblématique, le musée du Louvre révèle ses trésors aux visiteurs du monde entier (8,9 millions en 2023) œuvrant ainsi à assurer un accès pour tous à la Culture.
Etablissement public, sous tutelle du ministère de la Culture, il regroupe le musée national du Louvre, le musée national Eugène Delacroix, le Jardin des Tuileries, la gypsothèque du Louvre à Versailles et un centre de conservation situé à Liévin.
Le musée du Louvre s’attache, pour le compte de l’Etat, à conserver, protéger, restaurer et présenter au public les œuvres du musée ; il favorise ainsi la connaissance des collections, et concourt à l’éducation par la formation, la recherche dans le domaine de l’histoire de l’art, de l’archéologie et de la muséographie.
Pour l’accomplissement de ses missions, le musée du Louvre dispose d’équipes dédiées, constituées de corps de métiers divers :
- Les métiers de la filière scientifique : conservateurs, régisseurs, documentalistes…
- Les métiers de la filière métiers d’art : menuisiers, marbriers, jardiniers…
- Les métiers de la filière technique : conducteurs de travaux, techniciens maintenance…
- Les métiers de la filière administrative: gestionnaires, juristes, chargé de projets…
- Les métiers de la filière surveillance : agent d’accueil et surveillance, agent d’intervention…
Descriptif du service
Les équipes du musée du Louvre (2300 agents environ) contribuent également à la programmation culturelle du Louvre Lens et du Louvre Abu Dhabi.
La Direction financière juridique et des moyens regroupe les fonctions financière, juridique et logistique, les systèmes d’information et la gestion des archives.
La sous-direction de la logistique est composée d’un sous-directeur, deux adjoints au sous-directeur, quatre services (service administratif et des achats, service de l’habillement, service du standard, service de l’aire de livraison), une cellule chauffeurs, une secrétaire-assistante, un gestionnaire administratif et financier et un chargé de développement durable. Elle compte environ 30 personnes.
Le service administratif et des achats est en charge de la gestion des mobiliers et matériels, des fournitures de bureaux, du parc automobile, de la téléphonie mobile, du parc de copieurs, de la gestion administrative du restaurant du personnel, et des protocoles de sécurité. Il procède également aux aménagements et déménagements de bureaux (hors travaux). Ce service est composé d’un chef de service, d’un adjoint, de deux gestionnaires technique et logistique, d’un gestionnaire administratif, de deux chargés de gestion administrative, d’un chargé de gestion logistique.
À propos de l'offre
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Possibilité de télétravail dans la limite d’une journée par semaine (après 3 mois d'ancienneté)
Prestations sociales, culturelles et sportives (Association du personnel proposant de nombreuses sorties et activités de loisirs à tarifs attractifs, ainsi qu’un accès à une médiathèque et à un espace forme)
Carte Culture offrant la gratuité ou des réductions tarifaires sur les droits d’entrée et les produits des établissements culturels du ministère ainsi qu’un accès prioritaire (pour le titulaire de la carte et un accompagnant)
Mise à disposition d’un riche catalogue de formations ; accompagnement dans la préparation des concours et des projets individuels ; parcours nouveaux arrivants et formations managériales pour les nouveaux encadrants
Congés: 32 jours de congés annuels + 13 jours de RTT (sur la base d’un temps plein)
Remboursement partiel des transports et participation forfaitaire pour la mutuelle
Restaurant du personnel
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Susceptible d'être vacant à partir du 01/10/2024
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Gestionnaire logistique
