Chargé de gestion logistique réceptions (F/H) - DFJM - Service administratif et des achats.
Référence : 2024-1603203
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Musée du Louvre
musée du Louvre - Localisation : musée du Louvre
Partager la page
Veuillez pour partager sur Facebook, Twitter et LinkedIn.
- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Confirmé
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Missions et activités principales :
Principales missions : sous l’autorité fonctionnelle directe de l’adjoint au chef du service administratif et des achats, le chargé de gestion logistique – Réceptions professionnelles (F/H) est chargé d’assurer :
1 – le traitement de l’ensemble des demandes liées aux réceptions professionnelles : Réceptionner les demandes sur l’outil de gestion (Workey)
· Vérifier la cohérence et estimer les besoins et les coûts
· Procéder à la réservation des restaurants lors des demandes de repas professionnels
· Faire établir les devis pour les réceptions et les séminaires et les faire valider par la hiérarchie
· Informer les directions-départements des suites données aux demandes
· Accueillir les traiteurs et organiser la mise en place logistique des buffets, matériels, décoration en lien avec le service de l’aire de livraison
2 - Gestion financière de l’activité
Assurer le suivi des enveloppes budgétaires allouées au fil de l’eau
Procéder aux engagements juridiques (EJ) sur l’outil dédié (Elap)
Mettre en place des indicateurs de suivi
Renseigner les tableaux de suivi des dépenses des dirigeants
Effectuer les services faits (SF) sur l’outil dédié (Elap)
Transmettre les états de leurs consommations trimestriellement aux directions-départements
3 – Gestion des achats liés aux frais généraux :
Alimenter les stocks pour les réceptions internes et assurer les inventaires
Assurer les achats de fleurs, sapins, et suivre leur livraison et installation
Procéder aux commandes d’ouvrages liées aux expositions temporaires notamment et veiller à leur distribution en liaison avec le service de l’aire de livraison
4 – Gestion administrative
Assurer la mise à jour du guide et des procédures internes de la SDL
Procéder à la mise à jour des données dans l’outil de gestion Workey : intégration nouveaux restaurants, accès des agents, tarification des denrées,
Assurer la recherche de nouveaux prestataires et mettre en place les conventions de partenariat
Veiller au respect de la politique achat en matière de recours à des traiteurs
Développer les achats réservés
Gérer le classement et l’archivage des dossiers
5 – Renfort activité liée à la restauration collective
- Assurer l’intérim du chargé de gestion administrative lors de ses absences sur les aspects restauration collective
Profil recherché
Expérience de 5 ans sur un poste similaire
Maitrise des outils bureautiques standards
Capacité à travailler en équipe et sur de multiples tâches : réactivité
Rigueur, méthode et sens de l’organisation
Discrétion
Maitrise de l’orthographe, de la prise de notes, des techniques rédactionnelles et de la mise en forme de documents
Connaissance des marchés publics : exécution notamment.
Connaissance des outils métiers : Workey, Elap, Panoptés,
Connaissance de l’environnement administratif, juridique et financier (réglementation, procédures, interlocuteurs…) du musée du Louvre et du ministère de la Culture
Connaissance de l'organisation du musée (spatiale et administrative)
Notions de la règlementation en matière de conservation des archives publiques
Compétences attendues
Expérience de 5 ans sur un poste similaire
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Personnes à contacter
Qui sommes-nous ?
Dans un cadre historique et culturel emblématique, le musée du Louvre révèle ses trésors aux visiteurs du monde entier (8,9 millions en 2023) œuvrant ainsi à assurer un accès pour tous à la Culture.
Etablissement public, sous tutelle du ministère de la Culture, il regroupe le musée national du Louvre, le musée national Eugène Delacroix, le Jardin des Tuileries, la gypsothèque du Louvre à Versailles et un centre de conservation situé à Liévin.
Le musée du Louvre s’attache, pour le compte de l’Etat, à conserver, protéger, restaurer et présenter au public les œuvres du musée ; il favorise ainsi la connaissance des collections, et concourt à l’éducation par la formation, la recherche dans le domaine de l’histoire de l’art, de l’archéologie et de la muséographie.
Pour l’accomplissement de ses missions, le musée du Louvre dispose d’équipes dédiées, constituées de corps de métiers divers :
- Les métiers de la filière scientifique : conservateurs, régisseurs, documentalistes…
- Les métiers de la filière métiers d’art : menuisiers, marbriers, jardiniers…
- Les métiers de la filière technique : conducteurs de travaux, techniciens maintenance…
- Les métiers de la filière administrative: gestionnaires, juristes, chargé de projets…
- Les métiers de la filière surveillance : agent d’accueil et surveillance, agent d’intervention…
Descriptif du service
Les équipes du musée du Louvre (2300 agents environ) contribuent également à la programmation culturelle du Louvre Lens et du Louvre Abu Dhabi.
La Direction financière juridique et des moyens regroupe les fonctions financière, juridique et logistique, les systèmes d’information et la gestion des archives.
La sous-direction de la logistique est composée d’un sous-directeur, deux adjoints au sous-directeur, quatre services (service administratif et des achats, service de l’habillement, service du standard, service de l’aire de livraison), une cellule chauffeurs, une secrétaire-assistante, un gestionnaire administratif et financier et un chargé de développement durable. Elle compte environ 30 personnes.
Le service administratif et des achats est en charge de la gestion des mobiliers et matériels, des fournitures de bureaux, du parc automobile, de la téléphonie mobile, du parc de copieurs, de la gestion administrative du restaurant du personnel, des réceptions professionnelles et des protocoles de sécurité. Il procède également aux aménagements et déménagements de bureaux (hors travaux). Ce service est composé d’un chef de service, d’un adjoint, de deux gestionnaires technique et logistique, d’un gestionnaire administratif, de deux chargés de gestion administrative, d’un chargé de gestion logistique-Réceptions professionnelles.
À propos de l'offre
-
Envois des candidatures :
Les candidatures (lettre de motivation et CV) sont à adresser au service recrutement et mobilité : candidatures@louvre.fr
Informations complémentaires :
Prestations sociales, culturelles et sportives (Association du personnel proposant de nombreuses sorties et activités de loisirs à tarifs attractifs, ainsi qu’un accès à une médiathèque et à un espace forme)
Carte Culture offrant la gratuité ou des réductions tarifaires sur les droits d’entrée et les produits des établissements culturels du ministère ainsi qu’un accès prioritaire (pour le titulaire de la carte et un accompagnant)
Mise à disposition d’un riche catalogue de formations ; accompagnement dans la préparation des concours et des projets individuels ; parcours nouveaux arrivants et formations managériales pour les nouveaux encadrants
Congés: 32 jours de congés annuels + 13 jours de RTT (sur la base d’un temps plein)
Remboursement partiel des transports et participation forfaitaire pour la mutuelle
Restaurant du personnel
-
Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions
L’agent est amené à assurer le suivi des prestations in situ et donc doit pouvoir être disponible dès 8 heures 30. Au vu des contrôles des prestations à effectuer, ce poste n’est pas éligible au télétravail. De nombreux déplacements sont nécessaires au suivi des missions : aire de livraison, et sur l’ensemble du musée
-
Susceptible d'être vacant à partir du 01/11/2024
-
Gestionnaire logistique
