Chargé de la Vie Institutionnelle / assistant de direction F/H

Activités principales :

Chargé.e de la vie institutionnelle et partenariale :
Organiser et suivre les activités du Conseil d'Institut (6 par an et séances exceptionnelles) et de ses sous-commissions statutaires (commission BIATSS) ;

Réaliser et suivre les conventions : vérification de la régularité juridique et administrative des projets de conventions, appui à la rédaction des projets de conventions, mise à jour des projets de conventions et Autorisation d’Occupation temporaire (AOT), suivi du circuit de validation et de signature des conventions en lien avec la Direction des Affaires Juridiques (DAJ) de l’université ;

Gérer les opérations électorales (1 par an) : communication auprès des personnels et étudiants, réalisation des listes électorales des 5 sites de l'INSPE, gestion des listes de candidats, suivi de l'organisation des élections par voie électronique.

Assistant.e DAFCI et Équipe de Direction :
Organiser et suivre l'ensemble des réunions périodiques des responsables de service, régulières et ponctuelles, groupes de travail et entretiens spécifiques, en assurer au besoin la rédaction et diffusion de comptes rendus ;

Gérer l’agenda du DAFCI et du Directeur (secondaire) avec une vision d’ensemble programmatique, en sachant prioriser, anticiper et contrôler les échéances ;

Apporter un appui à l’organisation d’évènements relevant de la vie de l’Institut.

Assistance généraliste conjointe de la gouvernance de l’Institut (activités secondaires contribuant à la continuité de service) :
Contribuer à la construction et l’alimentation d’outils partagés de suivi des activités ;

Apporter une aide rédactionnelle et de suivi d’opérations à l’ensemble de l’équipe de Direction dans le cadre des travaux préparatoires aux prises de décisions collectives (délibérations, procédures et règles de gestion, communication institutionnelle, interface présidence/services supports – gouvernance INSPE etc.) ;

Assurer l’interface entre l’équipe de Direction, le Directeur ou la Directrice et l’ensemble des partenaires quotidiens de l’Institut, assurer l’accueil physique et téléphonique, l’organisation de réunions, la rédaction de courriers et de messages électroniques, le partage et cogestion des agendas communs de l’Équipe de Direction (ED) ;

Répondre aux demandes d’informations émanant des autres services et des partenaires extérieurs, retranscrire avec fiabilité des informations orales à l’écrit.