Chargé de scolarité- Assistant

Missions et activités principales :
1/ Assurer la planification et la coordination des enseignements :
Assurer l’organisation logistique des cours en lien avec l’équipe pédagogique et l’ensemble des services du Conservatoire (besoins spécifiques des professeurs en matériel, réservations de salles, recrutements ponctuels d’accompagnateurs, etc.).
2/ Assurer l’organisation, le suivi et la coordination des intervenants ponctuels, jurés et accompagnateurs :
Assurer l’information et la gestion des auditeurs et étudiants extérieurs accueillis
Assurer l’organisation et le suivi administratif de la venue d’intervenants ponctuels dans les classes, en liaison avec le service des ressources humaines et du dialogue social. (Collecter et transmettre les éléments nécessaires à leur rémunération)
Assurer la convocation, l’accueil et l’information des jurés
Collecter et transmettre les éléments nécessaires à la rémunération et au remboursement des frais de mission des jurés et interprètes accompagnateurs
3/ Gérer la scolarité des élèves :
Archiver les documents administratifs numériques du département
Archiver les dossiers d’élèves ayant terminé́ leur scolarité́
Assurer l’accueil, l’information et l’inscription pédagogique des élèves
Réaliser les emplois du temps des élèves en relation avec la trentaine d’enseignants.
Saisir et suivre les résultats des examens des élèves dans l’ENT (Oasis)
Assurer le suivi de la scolarité́ de chaque élève (suivi des cursus et validations, suivi des absences, application des règlements et parcours des études, etc.)
Elaborer, renseigner et tenir des outils de suivi de pédagogie
Etablir les certificats et attestations de récompenses, diplômes
Informer les publics au sujet des cursus proposés et des concours d’entrée
Mettre à jour et publier les parcours d’études du département
4/Assurer l’organisation et la coordination des concours et examens
Etablir les fiches techniques d’épreuves et les transmettre au service intérieur
Assurer la commande de sujets de concours et d’examens et leur mise en forme
Assurer la convocation des candidats aux concours et examens
Gérer les inscriptions aux concours et les convocations
Assurer la mise en ligne des annales des concours d’entrée du département
Assurer la rédaction et le classement des PV et feuilles d’émargement
Assurer la réservation des salles de concours et d’examens auprès des affaires scolaires
Assurer le secrétariat des délibérations lors des jugements
Assurer le versement des sujets et copies de concours et examens aux archives
Participer à l’élaboration du calendrier des cours, des concours et examens en lien avec les différents services concernés du Conservatoire
Veiller à la bonne installation des salles de concours et d’examen (coordination avec le service intérieur, le service audiovisuel, le parc instrumental et la régie d’orchestre)