Chargé de scolarité / ENSAD Nancy H/F

Au sein de la direction des études, le service Scolarité est composé de 4 agents : un responsable de service, deux chargé de scolarité et un chargé d’accueil et de scolarité.

Missions principales :

Placé sous l’autorité hiérarchique de la Responsable du Service Scolarité, le chargé de scolarité exerce les missions suivantes :

Admissions :
- Gérer les examens d’entrée dans le cadre du dispositif Parcoursup ;

Scolarité / pédagogie :

- Assurer la gestion des étudiants de cycle 1 (150 étudiant.es)
- Gérer les inscriptions administratives des étudiants ;
- Accueillir les nouveaux étudiants, organiser et participer à la pré-rentrée ;
- Assurer le suivi et la mise à jour des dossiers étudiants sur les aspects scolarité et pédagogie tout au long du parcours d’études en lien avec les enseignant.es et les étudiant.es  (état-civil, contrats d’études, cursus, bulletins, diplômes, mobilité, …);
- À partir du livret de l’étudiant intégrer à l’intranet pédagogique l’ensemble des données de l’organisation des études du cycle 1, pour la mise en forme des contrats d’études et des bulletins semestriels ;
- Accompagner l’organisation des bilans : établissement des calendriers avec les coordonnateurs, suivi des résultats, etc ;
- Intégrer les données pédagogiques Artem dans le dossier étudiant ;
- Suivre l’organisation des voyages pédagogiques avec les enseignants et le service comptabilité et participer si besoin aux voyages ;

Stage / césure :
- Gérer les conventions de stage et enrichir la base de données commune avec le cycle 2 ;
- Gérer les contrats de césure ;

Diplômes :
- Gérer l’organisation des diplômes (DNA) : courriers aux membres des jurys, remboursement de frais, arrêtés de nomination, etc ;
- Assurer le contact et les suivis des dossiers des membres de jury avec la DRAC et la DGCA.

- Assurer le bon déroulement des soutenances de diplôme (DNA) en liaison avec les coordinateurs, les enseignants représentants au diplôme et les présidences des jurys ;
- Vérifier et gérer les documents attestant les diplômes, éditer les parchemins ;

Santé / social :
- Accompagner et orienter les étudiants vers les services de santé, services d’aide sociale, et plus particulièrement les étudiants en situation de handicap ;

International/ partenariat :
- En lien avec la responsable des relations internationales : assurer le suivi pédagogique et administratif des étudiants en mobilité entrante et sortante.
- Assurer l’inscription pédagogique et le suivi des étudiants des établissements partenaires (IECA, SciencesPo, École des Mines, etc.).

Mission annexe :
- Assurer ponctuellement le remplacement à l’accueil de la chargée d’accueil ;

Missions transversales :
- Répondre aux demandes d’informations des candidats ;
- Assurer des missions de conseil, d’information et d’orientation auprès des étudiants ;
- Participer à la journée Portes ouvertes de l’école et ponctuellement à toute action d’information sur l'orientation