Chargé de suivi administratif Apprentissage en Antennes H/F - antenne de Lille
Référence : 2026-2218393
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
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Employeur :
GIP - FCIP Académie de Lille
Groupement d'Intérêt Public ViaPro (GIP ViaPro) - Localisation : GIP ViaPro Siège
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Confirmé
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
Nous sommes à la recherche d'un Chargé de suivi administratif Apprentissage en Antennes (antenne de Lille) H/F dynamique et polyvalent pour rejoindre notre équipe.
Dans ce rôle, vous serez chargé de procéder au contrôle de premier niveau des dossiers d’apprentissage, de leur conformité à leur saisie, dans l'outil de gestion et d’assurer un rôle de conseil et d’accompagnement technique auprès des assistantes de direction en UFA.
Vous serez chargé d’assurer la gestion administrative en lien avec l’assistante de direction en UFA
Pour ce faire, vous assurerez le contrôle de premier niveau et la saisie des contrats d’apprentissage, réaliserez le contrôle de premier niveau de la complétude des dossiers administratifs, apporterez les corrections et modifications nécessaire, si besoin.
Vous participerez à l’enregistrement du contrat dans Yparéo, vérifierez et saisirez, le cas échéant, les modifications.
En parallèle, vous serez chargé d’assurer le suivi des ruptures de contrat (saisie) en lien étroit avec le CSIOVA, assurer un rôle de conseil auprès des Assistantes de direction en UFA, garantir le respect des procédures du Département Apprentissage.
De plus, vous serez amené à suivre le reporting des frais annexes et le cas échéant, procéder aux relances des UFA de son périmètre.
Enfin, vous serez chargé d’assurer le suivi de l’activité et de veiller à la remontée des donnée des UFA selon un calendrier de gestion et procéder à leur vérification.
Vous serez chargé d’assurer le secrétariat administratif en l’absence d’assistante de direction en UFA
Il vous faudra donc accueillir, informer et orienter les différents interlocuteurs du service, les candidats apprentis/les familles et les employeurs.
Vous devrez saisir, mettre en forme des documents divers, les reproduire et les diffuser, assurer le secrétariat courant du service puis classer et archiver.
Enfin, vous contribuerez au système de management de la qualité (SMQ - EDUFORM).
Pour cela, en qualité de relai qualité, vous devrez respecter les procédures qualité du service et relever les non-conformités en vue d’alimenter le plan d’amélioration du SMQ.
En qualité d’auditeur interne, vous serez amené à accompagner la mise en œuvre de la démarche qualité dans les UFA et réaliser des audits internes.
Si vous êtes intéressé par notre offre et que vous vous reconnaissez, n'hésitez pas à déposer votre candidature, nous serons ravis de vous compter dans notre équipe.
Profil recherché
Vous êtes titulaire d’un diplôme de niveau Bac+2 à Bac+3 en administration et vous avez deux ans d’expérience professionnelle en lien avec les activités du poste.
Vous possédez des connaissances sur l’environnement de l’éducation et de la formation professionnelle et des connaissances réglementaires et techniques du domaine.
Vous maîtrisez les techniques d’analyse, de synthèse ainsi que les techniques de communication écrite et orale.
De plus, vous savez réaliser un contrôle, vérifier la conformité et la qualité des processus administratifs, appliquer et mettre en œuvre des procédures et des règles, apporter des réponses à des besoins spécifiques.
Vous savez respecter les délais contraints, gérer le temps et les priorités et faire preuve d’aisance rédactionnelle.
Par ailleurs, vous maîtrisez les outils bureautiques, les logiciels et les bases de données et vous êtes capable de faire preuve d’une grande aisance dans la communication orale et écrite.
Votre autonomie, votre rigueur et votre fiabilité seront des qualités appréciées et vous saurez faire preuve de discrétion professionnelle.
Vous faites preuve de réactivité, d’adaptabilité, vous savez rendre compte et vous aimez travailler en équipe. De plus, vous possédez une capacité d’analyse et de synthèse qui vous permet d’analyser les informations et de restituer les résultats.
Votre sens de l’organisation, votre capacité à gérer les priorités, votre sens des relations humaines et votre sens des responsabilités fait de vous un collaborateur apprécié et vous permet de communiquer efficacement.
Votre aisance en communication écrite et orale est reconnue et vous aimez travailler en équipe.
Vous maîtrisez les outils bureautiques et vous savez faire preuve d’une capacité d’adaptation aux différents logiciels et bases de données. Par ailleurs, vous disposez de qualités rédactionnelles et d’une capacité à rendre compte de manière précise et efficace.
Vous êtes motivé(e), dynamique, doté(e) d'un excellent sens de l'organisation et souhaitez rejoindre notre équipe, alors n’hésitez pas à candidater !
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 5 Diplômes de niveau bac +2
- Spécialisation Secrétariat, bureautique, Enseignement formation
Compétences attendues
Appliquer des procédures et des règles
Assurer la conformité et la qualité des processus administratifs
Gérer le temps et les priorités
Faire preuve d'une grande aisance dans la communication orale et écrite
Rigueur
Réaliser un contrôle
Vérifier la conformité
Mettre en œuvre des procédures et des règles
Apporter des réponses à des besoins spécifiques
Respecter des délais contraints
Maîtriser les outils bureautiques, logiciels et bases de données
Faire preuve d'aisance rédactionnelle
Savoir rendre compte
Travailler en équipe
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
Le GIP ViaPro de Lille, en appui du rectorat, contribue à l’éducation et à la formation tout au long de la vie. Il intervient dans la Formation Continue des Adultes, l’Apprentissage, la Validation des Acquis, la mobilité européenne et l’insertion professionnelle.
Ses missions incluent la coordination et la gestion de projets, la formation, l’ingénierie conseil ainsi que l’évaluation de dispositifs et politiques de formation.
Rejoindre le ViaPro, c’est intégrer un collectif d’experts engagés dans une mission commune : promouvoir l’éducation et la formation.
Le Centre de Formation d’Apprentis du GIP ViaPro regroupe 135 établissements partenaires, proposant plus de 500 formations et accueillant environ 7000 apprentis chaque année.
Le GIP ViaPro recrute régulièrement des profils pédagogiques (formation, conseil), spécialisés en gestion de projet ou administratifs.
Certifié ISO 9001, QUALIOPI et labellisé EDUFORM, il garantit des prestations conformes aux plus hauts standards de qualité, tant pour ses usagers que pour ses personnels.
Le GIP ViaPro compte environ 470 agents, dont 65 % exercent leurs fonctions dans le réseau territorial Nord-Pas-de-Calais, au service des missions de formation, conseil (VAE, bilan mobilité) et coordination pédagogique.
Le GIP ViaPro pilote et organise la formation d’environ 7 000 apprentis grâce à son Centre de Formation d’Apprentis académique (CFAa) lui-même appuyé sur 135 Etablissements Publics Locaux d'Enseignement (EPLE).
Descriptif du service
Le service Gestion des contrats d’alternance est un nouveau service du GIP ViaPro créé afin de sécuriser administrativement et financièrement les contrats d’apprentissage.
Il intègre, en son sein, la cellule contrats chargée du traitement et du suivi des contrats d’apprentissage auprès des OPCO.
Dans le cadre du développement territorial du GIP ViaPro, le service accompagnera également la mise en place des quatre futures antennes territoriales, au sein desquelles des équipes locales assureront l'édition des contrats et la démarche qualité au sein des UFA.
Ce service joue un rôle clé dans la fiabilisation des données, l’harmonisation des pratiques et le pilotage de l’activité à travers le suivi statistique et analytique des contrats d’alternance.
Placé sous l’autorité hiérarchique du Directeur du GIP ViaPro également Directeur du CFA académique de Lille, sous l’autorité fonctionnelle du Chef de service gestion des contrats d’alternance et sous l’autorité opérationnelle du Coordinateur Administratif Apprentissage en Antennes, le Chargé de suivi administratif Apprentissage en Antennes, en tant que gestionnaire au sein d'un service expert, procède au contrôle de premier niveau des dossiers d’apprentissage, de leur conformité à leur saisie, dans l'outil de gestion.
Il assure un rôle de conseil et d’accompagnement technique auprès des assistantes de direction en UFA.
À propos de l'offre
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En tant qu'agent du GIP ViaPro, vous bénéficiez sous réserve d'éligibilité, au vu des règles en vigueur,
- De titres restauration
- D’une participation à hauteur de 75% de l'abonnement de transport en commun (plafonné à 104,04€/ mois)
- De la possibilité de télétravailler après 2 mois de présence (sous conditions)
- D’une adhésion au CNAS à l'issue de la période d'essai (2 mois minimum)
Vous trouverez plus d'informations sur notre structure en cliquant sur le lien suivant :
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Le poste est ouvert :
- Aux titulaires de catégorie B par voie de détachement ou de mise à disposition renouvelable annuellement
- Aux salariés contractuels sous la forme d’un CDD renouvelable.
Le poste est basé à Lille, au siège du GIP ViaPro.
Il s'agit d'un contrat à temps plein.
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Vacant à partir du 01/05/2026
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Gestionnaire de scolarité
