Chargé(e) d'accueil et assistant(e) de gestion administrative - Mairie de CHAMBLES

Référence : O042250603001696

  • Fonction publique : Fonction publique Territoriale
  • Employeur : Communes
  • Localisation : Chambles
Domaine : Ressources humaines
Postuler sur le site employeur

Date limite de candidature : 02/08/2025

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  • Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
  • Expérience souhaitée Confirmé
  • Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
  • Catégorie Catégorie C (employé)
  • Management Non
  • Télétravail possible Non renseigné

Vos missions en quelques mots

Gestionnaire chargé(e) de l'accueil physique et téléphonique des administrés, en charge de l'urbanisme, de l'état civil et de la saisie des opérations comptables.
Placé(e) sous l'autorité du Maire et du secrétaire général de Mairie, en charge des différentes tâches administratives au sein du secrétariat général.

Assurer l'accueil physique et téléphonique des administrés et de tout type de public :
* Accueillir et renseigner le public sur place ou par téléphone.
* Recevoir, filtrer et orienter les appels.
* Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence.

Gérer le courrier et diffuser l'information et la documentation :
* Gérer le courrier : Réceptionner, diffuser et expédier le courrier.
* Assurer le traitement des courriers départ : mettre sous pli et affranchir.
* Afficher et diffuser l'information.
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Instruction et constitution des actes d'état-civil :
* Mise à jour des registres d'état-civil (établissement des actes de naissance, mariage, décès, reconnaissances, transcriptions, mentions marginales...).
* Délivrance des actes d'état-civil.
* Délivrance des autorisations funéraires.
* Préparation des dossiers de mariage/PACS et suivi (mise à jour des livrets de familles, envoi des avis de mention...).

Enregistrement et délivrance des documents administratifs :
* Traitement des demandes d'attestations d'accueil, de légalisation de signature, de recensement militaire, de déclaration de débits de boissons.....
* Etablir les bordereaux d'envoi aux autorités administratives et assurer l'archivage des dossiers.

Elections :
* Enregistrer les demandes d'inscription sur les listes électorales.
* Participer à la révision de la liste électorale et à l'organisation des élections.
* S'adapter aux évolutions réglementaires du secteur et aux nouveaux outils numériques.

Aider à la gestion du secrétariat général et des moyens matériels de la commune :
* Gérer la réservation et tenir le planning des salles de la collectivité.
* Assurer la commande des matériels, produits d'entretien et de bureautique.
* Assurer la gestion des arrêtés réglementaires.
* Maîtriser les outils informatiques : Word (publipostage), Excel (utilisation des tableurs avec formules, graphiques...), Powerpoint (création de diaporamas).
* Participer à la gestion des dossiers d'urbanismes (DP, PC, CU...).
* Saisir les mandats et les titres.
* Assurer le classement et l'archivage des documents administratifs et techniques à la charge de l'agent.

Aider à la gestion de la régie Pôle enfance - temps méridien
* Diffusion des menus.
* Assurer la mise à jour des informations du logiciel Parascol.
* Gérer la messagerie et les demandes des parents.

Gérer les plannings de locations des salles :
* Gérer le planning de la location des salles de la MDA

Profil recherché

Savoir être :
- Devoir de discrétion, du respect du secret professionnel et de la déontologie propre à la spécificité du poste,
- Capacité à travailler en équipe, faire preuve de solidarité,
- Capacité à travailler en autonomie, avec rigueur,
- Savoir communiquer et avoir une bonne capacité d'écoute et de compréhension.

Savoir :
- Connaître les domaines de compétences des communes et des partenaires publics,
- Connaître le statut de la FPT et les règles d'état civil et d'urbanisme,
- Maîtriser la rédaction administrative,
- Maîtriser les applications informatiques professionnelles et la bureautique courante.

Savoir faire :
- Définir l'organisation logistique du bureau de vote,
- Préparer les documents de suivi des décisions administratives en matière d'urbanisme,
- Appréhender le caractère d'urgence des informations à transmettre,
- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers,
- Rechercher des informations, notamment réglementaires,
- Vérifier la validité des informations traitées.

À propos de l'offre

  • Poste basé à Chambles
    - Poste à 17.50 h/35h
    - Régime indemnitaire (IFSE/CIA)
    - Adhésion CNAS/Tickets restaurant
    - Contrat groupe de protection sociale/Mutuelle et Prévoyance

    Transmettre votre candidature (CV et lettre de motivation) à Monsieur le Maire de Chambles au plus tard le samedi 2 août 2025.
    Pour les fonctionnaires, merci de bien vouloir déposer votre dernier arrêté de situation.

    Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

  • Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif

  • Art. L331-7 du code général de la fonction publique (recrutement dérogatoire des candidats reconnus travailleurs handicapés) - Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats reconnus travailleurs handicapés peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.

  • Vacant à partir du 01/09/2025

  • Chargée / Chargé de gestion administrative et/ou de paie

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