Chargé(e) d'accueil et de service aux usagers et gestionnaire courrier
Référence : MINT_BA015ATC-126322
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Préfecture du Cantal
- Localisation : Préfecture du Cantal - Secrétariat Général Commun Départemental du Cantal 2 cours Monthyon Aurillac
Partager la page
Veuillez pour partager sur Facebook, Twitter et LinkedIn.
- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Débutant
-
Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Entre 22 400 et 28 000 euros brut annuels
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non
- Télétravail possible Non
Vos missions en quelques mots
Groupe RIFSEEP : 2
Vos activités principales :
Assurer l’accueil et le standard du SGCD, à la préfecture et à la DDT
– Orienter les usagers vers le(s) service(s) compétent(s), parfois vers d’autres administrations
– Mettre en relation et suvre la prise en charge de l’appel
– Prendre et transmettre des messages en cas d’absences des agents des services
– Expliquer les procédures aux usagers
– Contrôler la complétude des dossiers
– Participer à la mise à jour de la documentation collective
– Réaliser une veille opérationnelle et un suivi des outils de communication (téléphonie, messageries opérationnelles, bals fonctionnelles) afin d’assurer la permanence téléphonique des services de l’État et la continuité des liaisons gouvernementale dans un cadre de gestion de crise.
Gestion du courrier :
– Vaguemestre, réceptionner, classer, enregistrer, organiser, distribuer, transmettre et affranchir courriers et courriels des services de l’État (SGCD, préfecture, DDI) y compris sur logiciel spécialisé
– Alimenter au fur et à mesure les instruments de suivi
– Rédiger les accusés de réception et les réponses types
– Préparer le courrier au départ et l’expédition
– Assurer le suivi des budgets courrier par direction
Gestion des fournitures des services de l’État en soutien à la cheffe de pôle si besoin : commande, réception, stockage
Votre environnement professionnel :
Activités du service :
Le poste de chargé(e) d’accueil et de service aux usagers et gestionnaire courrier est rattaché au pôle relation avec les usagers du service interministériel départemental immobilier, logistique et accueil (SIDILA), au sein du secrétariat général commun départemental (SGCD) du Cantal.
Ce pôle assure l’accueil et le standard de la préfecture, du SGCD et de la DDT du Cantal. Il a aussi pour mission d’assurer la gestion du courrier interne et externe des services de l’administration territoriale de l’État (SGCD, préfecture, DDT, DDETSPP) ainsi que la gestion des fournitures de ces différentes entités.
Composition et effectifs du service :
Le pôle relation avec les usagers comprend 7 agents dont la cheffe de pôle.
Liaisons hiérarchiques
N+1 : cheffe de pôle
N+2 : la cheffe de service et son adjointe
Sous l’autorité fonctionnelle du directeur
Liaisons fonctionnelles
Les agents de la préfecture, des sous-préfectures, du SGCD, des DDI et des collectivités.
Profil recherché
Vos compétences principales mises en œuvre
Connaissances techniques
Connaissance des techniques d'accueil dont accueil téléphonique : niveau maîtrise requis
Avoir des compétences en informatique - bureautique : niveau maîtrise requis
Connaître l'environnement professionnel : niveau maîtrise à acquérir
Savoir-faire
Savoir travailler en équipe : niveau maîtrise requis
Savoir-être
avoir le sens des relations humaines : niveau maîtrise requis
savoir accueillir ; niveau maîtrise requis
savoir s'exprimer oralement : niveau maîtrise requis
savoir s'adapter : niveau pratique requis
savoir communiquer : niveau maîtrise requis
Vos perspectives : ce poste peut ouvrir des perspectives d’évolutions fonctionnelles au sein de l’administration territoriale de l’État ainsi qu’à des responsabilités supérieures.
Durée attendue sur le poste : 5 ans
Éléments de candidature
Personnes à contacter
À propos de l'offre
-
Qui contacter ?
Nathalie BOUDON – cheffe du service Immobilier-Logistique-Accueil – 04 71 46 23 70 - nathalie.boudon@cantal.gouv.fr
Stéphanie CASSAN – adjointe à la cheffe de service – 04 71 46 23 28 - stephanie.cassan@cantal.gouv.fr
Liste des pièces requises pour déposer une candidature :
- CV
- lettre de motivation
- formulaire de mobilité, téléchargeable avec le lien suivant :
https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2025-01/2025-01-formulaire_Mobilite_MI-2025.pdf
Personnels du ministère de l’Intérieur :
Formulaire de mobilité obligatoire, avec avis hiérarchique et signature de l’agent en bas de page 3. Fournir les 3 derniers CREP.
Personnels externes :
Formulaire de mobilité obligatoire, avec avis hiérarchique et signature de l’agent en bas de page 3. Fournir les 3 derniers CREP.
Personnels contractuels :
Formulaire de mobilité obligatoire et signature de l’agent en bas de page 3. Avis hiérarchique facultatif. -
Régime horaire à 38h30 hebdomadaire générant 27 CA et 18 RTT
-
2° de l’article L332-2 du Code général de la fonction publique
-
Vacant à partir du 01/01/2027
-
Chargée / Chargé d'accueil, de relation et de service à l'usager
