Chargé.e de gestion des études doctorales H/F

L’Institut Agro Montpellier délivre le doctorat en co-accréditation avec l’Université de Montpellier, et en lien avec deux écoles doctorales : ED GAIA et EDEG. Les objectifs du poste sont de réaliser les activités liées à la gestion administrative du doctorat (inscriptions, diplomation), d’assurer le suivi des inscrits et de réaliser des bilans annuels et de participer à la mise en œuvre de la feuille de route du doctorat au niveau de l’école interne et de l’Institut Agro national.
- Assurer la gestion administrative des études doctorales : il s’agira ici (i) de préparer et de réaliser l’inscription des doctorants (s’assurer de la complétude des dossiers y compris pour une inscription en co-tutelle, édition et distribution des cartes étudiants, validation et suivi du paiement des droits d’inscription, (ii) de préparer la diplomation (valider les dossiers de soutenance, récupérer et conserver les documents post-soutenances pour l’édition des diplômes), (iii) de préparer les diplômes et de veiller à leur édition et distribution auprès des étudiants et (iv) être référent STEP en lien avec SAPIENS pour le dépôt des thèses. Il s’agira aussi de faire le lien avec ADUM pour la gestion du site d’insciption et de suivi des thèses.
- Accompagner les doctorants et leurs directeurs de thèse : il s’agira ici (i) d’accompagner les doctorants et les directeurs de thèse tout au long du processus de thèse depuis l’inscription jusqu’à la diplomation en répondant aux questions en lien avec la directrice de la recherche, (ii) d’assurer le suivi des dossiers et d’accompagner les doctorants et rechercher des solutions lorsque cela est nécessaire (ex. demande de dérogation)
- Assurer le rôle de correspondant qualité pour les études doctorales : il s’agira ici (i) de particper aux bilans annuels concernant les chiffres clefs du doctorat , (ii) d’accompagner la directrice de la recherche pour structurer l'information et la communication sur les procédures liées aux études doctorales, (iii) de participer aux réflexions sur la qualité des procédures et de les mettre en œuvre
- Participer aux réunions concernant le doctorat, son fonctionnement et sa promotion (y compris de remise des diplômes) aussi bien en interne à l’école de Montpellier (forum des métiers par exemple), au niveau de l’Institut Agro, sur le site de Montpellier en lien avec les écoles doctorales et le collège doctoral.

Environnement de travail très riche et diversifié :
- relations étroites interne avec plusieurs services supports : service scolarité (suppléance en cas d’absence, forum des métiers), service Partenariats (suivi des financements de thèse), SAPIENS (dépôt des thèses), SAFCO (thèses en VAE), service des relations internationales (accueils des doctorants étrangers), service finances (droits d’inscription) et SRH (recrutement des doctorants)
- relation étroite avec les doctorants, leurs directeurs de thèse multi-organismes
- services des écoles doctorales de l’Université
- l’ADUM