Chargée de la gestion patrimoniale / Assistanat de Direction (Adjoint des Cadres) H/F

Sur la partie « patrimoine » (Pôle Finances, Patrimoine et Communication) :

· Liquidations des loyers et des appels de fonds du CHAI ;

· Création de commandes pour estimer le coût annuel de ces loyers ;

· Réponses aux sollicitations liées à ces locaux ;

· Facturation des appartements collectifs ;

· Récupération des pièces nécessaires à la signature des contrats de location entre le CHAI et les patients logés dans les appartements collectifs ;

· Etat des lieux lorsque des appartements collectifs ou des locaux sont rendus ;

· Gestion de ces appartements (demande de prestations ménage, état des lieux, contact avec les médecins pour les placer dans les logements…) ;

· Gestion du planning du gymnase ;

· Facturation du gymnase aux associations utilisatrices ;

· Secrétariat visite des locaux F3SCT ;

· Remplissage du tableau de suivi des visites F3SCT et suivi de la réalisation des actions validées au niveau de l’instance.

Sur la partie « assistance de direction » (Pôle Finances, Patrimoine et Communication et Pôle Offre de soins et Coopération) :

· Accueil des personnes ;

· Gestion des stocks de produits, de matériel, dans son domaine (saisie, suivi, contrôle, relance commandes) ;

· Organisation de réunions, visites, conférences, événements, commissions spécialisées ;

· Prise de notes, frappe et mise en forme de documents ;

· Prise de rendez-vous / gestion des agendas ;

· Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques ;

· Reproduction et diffusion de documents, de dossiers ;

· Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusions, archivage) ;

· Analyse du contexte et priorisation des actes de secrétariat ;

· Gestion de la relation avec les partenaires externes / internes ;

· Participation à la vie du service ;

· Remplacement de l’assistante de la direction générale pendant les congés de la titulaire ;

· Gestion des congés de la direction de la communication sur Agiltime ;