Chargé(e) de mission administratif - Service de suppléance H/F
Référence : 2023-1105342
- Fonction publique : Fonction publique Hospitalière
-
Employeur :
Hôpital Bichat–Claude Bernard
BICHAT-CLAUDE BERNARD 46, RUE HENRI HUCHARD - 75018 PARIS 18EME - Localisation : Hôpital Bichat Claude Bernard 46 Rue Henri Huchard 75018 Paris
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Débutant
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Oui
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
Le service de suppléance a pour mission d’apporter une aide à la gestion des absences inopinées en adéquation avec l’activité, dans les différents services de soins de l’établissement (32 services de soins).
Les agents sont affectés pour des remplacements de courtes ou moyennes durées afin de garantir la qualité de prise en charge du patient.
Le nouvel chargé(e) de mission administratif travaille en collaboration avec les infirmiers de coordination
Missions générales
- Collaborer avec l’encadrement pour le traitement des demandes de suppléance.
- Mobiliser toutes les ressources disponibles visant à maintenir l’activité des services (équipe de suppléance, vacataires, intérim).
- Participer au suivi des moyens de remplacement (suppléance, vacataires, intérim) via les différentes plateformes de gestion.
- Assurer le lien avec les agences d’intérim
- Participer activement au recueil de données en vue du reporting du bilan d’activité,
Missions Spécifiques
L’intérim
- Assurer le suivi des demandes et des réponses d’intérim
- Assurer le lien avec les agences dans le cadre du suivi des missions longues
- Assurer la traçabilité de l’information
- Assurer le traitement des contrats d’intérim, des relevés d’heures en respectant le circuit et les procédures internes.
- Tri et classement des contrats d’intérim,
Les vacataires
- Mise à jour de la liste des vacataires
o Mise à jour de la liste de vacataires dans le logiciel de gestion
o Mise à jour du fichier Excel de suivi
o Archivage des dossiers
- Interlocuteur privilégié des vacataires
L’équipe de suppléance
- Participer à l’affectation des agents en fonction des besoins
Accueil physique et téléphonique
- Orienter et/ou guider en fonction des besoins.
Reporting
- Extraire les éléments de preuves pour les vacations, HS, missions d’intérim dans le logiciel
- Traitement de données relatives à l’activité
- Proposer des tableaux d’analyse de l’activité
Profil recherché
Compétences requises :
- Appréhender rapidement les organisations de travail.
- Maitrise et expertise des outils informatiques, des logiciels
- S’organiser avec méthode
- Assurer un accueil physique et téléphonique
- Transmettre l’information et alerter à bon escient
Connaissances associées :
- Word, Excel expert
Qualités requises
- Faire preuve de rigueur dans son travail
- Faire preuve de curiosité intellectuelle
- Avoir le sens de l’organisation
- Force de proposition
- Avoir le sens de la responsabilité
- Discrétion
- Secret professionnel – confidentialité
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 4 Baccalauréat
Compétences attendues
- Appréhender rapidement les organisations de travail.
- Maitrise et expertise des outils informatiques, des logiciels
- S'organiser avec méthode
- Assurer un accueil physique et téléphonique
- Transmettre l'information et alerter à bon escient
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire
Personne à contacter
recrutement.soins.bichat@aphp.fr
Qui sommes-nous ?
Le Groupe Hospitalier APHP Nord Université de Paris se compose des hôpitaux de Beaujon, Bichat, Bretonneau, Louis Mourier, Lariboisière, Saint louis, Robert Debré et de l’EHPAD Adelaïde Hautval. Il est situé sur trois territoires de santé et dispose d’environ 2 100 lits et places.
8 000 professionnels travaillent sur ces cinq sites et produisent quelques 120 000 séjours dont 65% en hospitalisation complète permettant de prendre en charge les patients de proximité (3 SAU) et de promouvoir des axes forts (digestifs, cardiologie, tête et cou, cancérologie, périnatalité…).
Ce groupe hospitalier rattaché à l’Université Paris VII, il est l’un des principaux acteurs nationaux en matière de recherche.
Ses activités médicales et chirurgicales sont les suivantes :
Addictologie, Cardiologie, Chirurgie cardiaque, Chirurgie digestive et de l’obésité, Chirurgie orthopédique et traumatologie, Chirurgie vasculaire et thoracique, Dermatologie, Endocrinologie-Diabétologie, Gériatrie, Gynécologie-Obstétrique, Hépato-gastro-entérologie et cancérologie digestive, Imagerie et Médecine Nucléaire, Maladies infectieuses et tropicales, Médecine interne, Néonatalogie, Néphrologie, Neurologie et traitement de l’attaque cérébrale, Oncologie thoracique, ORL, Pneumologie, Psychiatrie, Réanimations, Rythmologie, Rhumatologie, Soins de Suite et de Réadaptation, Urologie.
L’hôpital Bichat - Claude-Bernard dispose de l’un des plus importants Service d’Accueil des Urgences
Descriptif du service
Présentation de La structure :
Le service de suppléance de l’hôpital Bichat-Claude Bernard est rattaché à la direction des soins et des activités paramédicales.
L’équipe de suppléance est composée d’infirmiers et d’aide soignants
Cette équipe d’encadrement est composée par un cadre de santé et deux infirmières de coordination du SICS.
Le service se situe au premier étage de la tour au niveau de la Direction des Soins et Des Activités Paramédicales (DSAP)
Liaisons hiérarchiques directes :
Coordonnateur des Soins
Cadre supérieur de santé : Guylaine HURE
Fonctionnelles :
Infirmier Diplômé d’État coordinatrice
Agences d’intérim
Équipe de suppléance, équipes soignants des services de soins, vacataires, intérimaires …
Le personnel intérimaire
Équipe d’encadrement des unités, cadres de nuit
Service RH
Administrateurs de garde
À propos de l'offre
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Quotité de travail : 100%
Horaires de travail : Horaires de travail : 7h30 en journéeAmplitude horaire 8h-19h30
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Vacant à partir du 17/01/2023
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Assistant de gestion "Accueil, facturation, recouvrement"
