Chargé.e des affaires institutionnelles

ACTIVITÉS PRINCIPALES

1. Organisation, coordination et pilotage des instances

· Conseil d'Administration (CA) : Piloter l'organisation globale du CA, qui se tient sur un rythme de 4 séances par an.
· Dialogue social : Contribuer à l’organisation des instances (Comité Social d’Administration, F3SCT, Commission consultative paritaire des agents contractuels), en lien étroit avec la DRH et la conseillère de prévention.
· Coordination logistique : Planifier et organiser matériellement les instances (réservation de salles, visioconférences, etc.) en collaboration directe avec le service Patrimoine de l'école.
· Suivi des séances : Préparer les ordres du jour, rédiger et envoyer les convocations, vérifier le quorum en séance et suivre les votes.
· Actes post-instances : Rédiger les délibérations et les procès-verbaux (en lien avec un prestataire externe pour le dialogue social et une réflexion à avoir sur de nouveaux outils numériques), assurer leur publication et le contrôle de légalité.
· Dialogue : Être l’interlocuteur·rice privilégié·e des représentants du personnel et des directions pour l’organisation des instances.


2.Gestion des actes institutionnels

· Rédiger, sécuriser et mettre à jour les actes juridiques portés à la signature du Président (arrêtés de composition, décisions de nomination, délégations de signature, règlements intérieurs).
· Moderniser et sécuriser les modèles d'actes juridiques en fonction des évolutions réglementaires avant de les publier et de les diffuser.
· Accompagner et conseiller les différents services de l’établissement sur les aspects juridiques institutionnels.
· Communiquer les informations institutionnelles

3. Modernisation, Outils et Projets Collaboratifs

Véritable moteur de modernisation au sein de la Mission, vous participerez activement à la transition numérique de nos processus :

· Déploiement du parapheur électronique : Participer activement à la mise en place opérationnelle et à l'appropriation de ce nouvel outil clé au sein des services.
· Modernisation du suivi des séances : Mener une veille et une analyse comparative des nouveaux outils d’aide à la saisie, de facilitation de prise de notes et de génération de comptes rendus. Vous serez chargé·e de tester ces solutions et de formuler des recommandations pour optimiser les processus de rédaction post-instances en lien avec la chargée d’amélioration continue.
· Espaces collaboratifs : Être force de proposition pour concevoir, structurer et déployer de nouveaux espaces de travail collaboratifs afin d'optimiser, d'organiser et de fluidifier l'envoi des documents aux élus.
· Communication interne / intranet : S'impliquer pleinement et être force de proposition sur le volet institutionnel lors du chantier de refonte globale de l'Espace Numérique de Travail (ENT).


4.   Suivi des élections et désignations