Chargée des dossiers usagers et du secrétariat
Référence : 2026-2413724
- Fonction publique : Fonction publique Hospitalière
-
Employeur :
ITEP de la ROUSSILLE
ITEP de la Roussille 201 rue de la Roussille 79000 NIORT - Localisation : Niort
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels 1900 € à 2100 € € brut/an Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Missions principales :
Gestion des dossiers usagers des dispositifs
- Actualiser chaque année les dossiers de candidature et les fiches d'inscription, en fonction du calendrier établi ;
- Traiter et enregistrer les demandes d'inscription des familles ;
- Actualiser le tableau de suivi des demandes ;
- Rédiger les comptes-rendus des commissions ;
- Rédiger et gérer les courriers de réponses aux familles ;
- Mettre à jour les informations administratives et sociales de chaque enfant accueilli.
Gestion des dossiers enfants DITEP de la Roussille
- Gestion de la liste d'attente des usagers ;
- Coordonner les rendez-vous de préadmission avec la famille ;
- Mettre à jour les dossiers physiques et numériques des usagers.
Suivi de l'activité
- Réaliser le pointage de l'activité, en fonction des critères définis et assurer la création et à la mise en service des tableaux de bord à destination des équipes et de la direction ;
- Rédiger le rapport d'activité annuel.
Missions secondaires :
Accueil physique et téléphonique des usagers et partenaires ;
Gestion de la boîte Outlook ;
Gestion des archives.
Profil recherché
Souhaité :
Outils bureautique (WORD, EXCEL)
Logiciels métiers (AIRMES, Via Trajectoire, Résid'ESMS.)
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 4 Baccalauréat
- Spécialisation Secrétariat, bureautique
Compétences attendues
- Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics ;
- Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité
- Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures ;
- Rédiger des informations relatives à son domaine d'intervention pour assurer un suivi et une traçabilité ;
- Définir et utiliser les techniques et pratiques adaptées à son métier ;
- Rédiger et mettre en forme des notes, documents et ou rapports relatifs à son domaine de compétences ;
- Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers (AIRMES, Via Trajectoire, Résid'ESMS…) ;
Avoir une bonne connaissance de l'organisation et fonctionnement interne de l'établissement.
Langues
- Français Maîtrise
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
Situé dans le quartier de Saint-Liguaire à Niort, l’Institut Thérapeutique, Éducatif et Pédagogique de la Roussille est un établissement médico-social de la fonction publique hospitalière. L’ITEP de la Roussille dispose d’un agrément pour accueillir en semaine 105 jeunes filles ou garçons âgés de 6 à 21 ans selon diverses modalités : un accueil séquentiel (internat / externat) à l’ITEP (82 places) ou des accompagnements ciblés via le service d’intervention thérapeutique, éducatif et pédagogique de proximité (23 places). L’ITEP se donne comme mission d’accompagner les jeunes dans leurs difficultés pour favoriser leur insertion sociale, pédagogique et professionnelle.
Descriptif du service
Le service administratif, sous responsabilité de la Responsable des services
administratifs est organisé en 6 pôles dont :
- L’accueil,
- Les ressources humaines,
- Le service économique et financier,
- Le secteur usagers,
- Le secteur de la qualité gestion des risques,
- Le secteur de l’informatique.
Les missions du service administratif sont totalement intégrées à celles de l’ITEP et des services. Il joue un rôle de pivot au sein du fonctionnement de l’établissement car il est en charge du premier accueil des usagers, des familles et des partenaires, de mettre en œuvre la stratégie définie par la direction car ses agents gèrent les budgets, les personnels, la gestion de la documentation (dossiers usagers, professionnel, qualité…), la gestion du système d’information.
À propos de l'offre
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Prise de poste dès que possible.
Pas de télétravail possible.Horaires :
38h30 semaine du lundi au vendredi sur la base du calendrier d'ouverture de l'établissement. -
Vacant à partir du 01/10/2026
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Chargée / Chargé d'accueil, de relation et de service à l'usager
