Chargée du courrier, Gestion des dossier, rendez-vous et suivi protocolaire - COMMUNE DE MIRAMAS
Référence : O013260917000785
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Communes
- Localisation : Miramas
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Poste : Chargée du courrier du Maire et de son cabinet - Gestion des dossiers rendez-vous - Suivi protocolaire.
Service : Cabinet du Maire
MISSIONS :
- Recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement du cabinet et des rendez-vous du Maire.
- Suit les dossiers en liens avec les services et les gère selon l’organisation de la collectivité.
- Assure la polyvalence le suivi des courriers postaux ou numériques reçus et envoyés par le Maire et toutes les obligations afférentes.
OBJECTIFS :
Intégrée au cabinet du Maire et placée sous l'autorité du hiérarchique de la directrice de cabinet, la chargée du courrier et des rendez-vous du Maire et du Cabinet assure la réception, la répartition, le suivi et l'élaboration des réponses ainsi que la constitutions des dossiers du Maire.
ACTIVITÉS :
- Réception des appels téléphoniques des administrés, des partenaires et des interlocuteurs institutionnels.
- Réception, traitement et diffusion des courriers arrivés en lien avec la direction générale des services.
- Réception et traitement des courriers du maire en lien avec la directrice de cabinet
- Élaboration des réponses et répartition des courriers annotés par le directeur de cabinet et le maire.
- Suivis des demandes auprès des services en amont et en aval du traitement
- Diffusion de l'information auprès des interlocuteurs internes et externes dans la suite des "courriers de décisions"
- Classement et archivage des courriers et demandes
- Reporting auprès des directeur de cabinet et des membres de l'équipe cabinet
- Anticipation des rendez-vous de Maire, recherche et constitution des éléments de dossiers en lien avec la directrice de cabinet.
- Appui à la gestion du fichier protocolaire
- Appui à la relecture de la communication du cabinet
Profil recherché
COMPÉTENCES ATTENDUES :
Savoir-faire :
- Réception des appels téléphoniques
- Réception, traitement et diffusion d'informations
- Réalisation de travaux bureautiques
- Suivi de la planification des réunions et de l'agenda de l'équipe
- Tri, classement et archivage de documents
- Suivi et mise en forme des dossiers administratifs
- Exécution et suivi des procédures et décisions administratives
Savoir-être :
- Autonomie, facilitateur des relations
- Sens de l'organisation, rigueur, réactivité
- Disponibilité, initiative et anticipation
- Bon relationnel, aptitude pour le travail en équipe , sens des relations humaines et diplomatie
PARTICULARITES :
- Travail au bureau
- Horaires fixes imposées, liées à l'accueil du public, travail éventuellement le samedi par roulement.
- Contraintes horaires en fonction de l'affectation au sein des services.
- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
- Disponibilité vis-a-vis du ou des cadres auprès desquels elle travaille.
Qui sommes-nous ?
La commune est la plus petite collectivité territoriale de France, et la plus répandue sur le territoire. C’est une entité juridique dotée d’une personnalité morale et d’une autonomie administrative selon le principe constitutionnel que l’on appelle la libre administration des collectivités. Cette autonomie permet à chaque commune, quelle que soit sa taille, d’adapter son action aux besoins de son territoire.
La commune est administrée par le Maire. Il est l’autorité territoriale, gère le budget, est l’employeur du personnel communal et définit la politique à suivre avec les élus du conseil municipal. Il est également agent de l’État pour les fonctions d’état civil, d’ordre public, d’organisation des élections et de délivrance de titres réglementaires.
Les communes bénéficient d’une compétence générale pour gérer toute affaire d’intérêt communal. Ainsi, les compétences d’une commune sont nombreuses et très concrètes. Elle gère l’état civil (naissances, mariages, décès), la voirie communale, l’entretien des écoles maternelles et élémentaires et des bâtiments publics, la propreté, les espaces verts, les équipements sportifs et culturels, l’urbanisme et la maîtrise des sols, l’aménagement urbain, l’action sociale via le centre communal d’action sociale (CCAS), les transports scolaires, la police municipale, l’organisation de l’accueil du jeune enfant. Suivant la taille de la commune et son budget, celle-ci va gérer plus ou moins de missions. Chaque commune reste libre de renforcer tel ou tel domaine en fonction des orientations définies par les élus et des besoins des habitants.
Cette diversité ouvre un large éventail de carrières : métiers de proximité, ingénierie territoriale, environnement, numérique, social, culture, urbanisme, éducation, sport, santé, animation, sécurité… Travailler dans une commune, c’est choisir un cadre professionnel où l’impact de son action est directement visible dans la vie quotidienne des habitants. C’est un environnement où la polyvalence, la capacité d’innovation et le sens du service sont valorisés. Que l’on contribue à accueillir les familles, entretenir les écoles, aménager l’espace public, développer la vie culturelle ou accompagner les transitions environnementales, chaque mission participe directement à la qualité de vie du territoire et au dynamisme de la collectivité.
À propos de l'offre
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Transmettre lettre de motivation + CV + diplômes à :
Monsieur le Maire
DRH
Hôtel de ville
13140 MIRAMAS
0800 13 140
Mail : recrutement.drh@mairie-miramas.fr
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. -
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint administratif
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Art. L331-7 du code général de la fonction publique (recrutement dérogatoire des candidats reconnus travailleurs handicapés) - Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats reconnus travailleurs handicapés peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.
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Vacant à partir du 01/12/2026
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Assistante / Assistant de direction
