Chef de greffe

Sous l'autorité de la direction de l’établissement, le chef de greffe s’assure de la fiabilité des opérations suivantes :
-          Assurer l’organisation complète du service dans le cadre de l’ouverture de l’établissement
-          Assurer la campagne d’évaluation ESTEVE pour les agents de son ressort
-          Rédiger les notes de service et les rapports liés à l’activité du service
-          Participer aux rapports de direction hebdomadaires

Organiser et planifier les services
-          Être en relation avec les autorités et les partenaires internes et externes (autorités judiciaires, préfectorales et consulaires, police, gendarmerie, douanes)
-          Assurer l’interface avec les agents de l’application des peines et la responsable du greffe.
-          Organiser, participer et assurer le suivi des réunions.
-          Participer aux différentes réunions relatives à la gestion du greffe.
-          Faire appliquer les notes et les circulaires ayant attrait au fonctionnement du greffe
-          Evaluer les personnels affectés à l’application des peines et définir avec eux leur évolution de carrière
-          Rendre compte du fonctionnement du service aux supérieurs hiérarchiques
-          Gérer plusieurs catégories de personnels (adjoints et secrétaires administratifs, personnels en uniforme)
-          Assurer le suivi et le contrôle de la formation initiale et continue des agents du greffe, en collaboration avec ses 2 adjoints
-          Assurer une veille documentaire pour être constamment à jour de la réglementation
-          Apprécier la qualité du travail effectué par ses collaborateurs et procède à leur évaluation/notation

En matière de gestion des situations pénales, le chef de greffe contrôle les modifications apportées sur les fiches pénales des personnes écrouées, il vérifie les situations pénales complexes, suit le courrier des autorités et des PPSMJ.
-          Renseigner les PPSMJ par écrit ou en audience sur leur situation pénale
-          Gérer, organiser l’archivage du service (dossiers pénaux, registres, fiches d’escorte)
-          Vérifier quotidiennement dans l’applicatif GENESIS l’échéancier des personnes détenues dont le titre vient à expiration et faire le nécessaire auprès de la juridiction compétente dès lors qu’il est constaté qu’un titre arrive à expiration sans sortie prévue
-          Editer mensuellement l’échéancier des libérables afin de préparer les dossiers de sortie
-          Superviser la gestion des extractions et transfèrements des DPS (Détenus Particulièrement Surveillés)
-          Délivrer toute pièce aux autorités habilités, rédige les bilans et le rapport d’activité
-          Etablir les statistiques JDD (DISP et ROMEO)
-          Veiller à la bonne utilisation du logiciel ROMEO ; supervise l’affiliation à la Sécurité sociale des personnes écrouées.