Chef(fe) du bureau du protocole, des visites officielles et des distinctions honorifiques

Groupe RIFSEEP : 2


Vos activités principales :
En lien avec le chef du service de la représentation de l’État, dont vous êtes l’adjoint, vous assurez, d’une part, l’organisation et le suivi des déplacements officiels et la gestion des événements et cérémonies dont l’organisation est de la compétence du préfet, et d’autre part, l’instruction et la remise des distinctions honorifiques.
Vous êtes chargé d’organiser les visites ministérielles et les déplacements des personnalités en mission, les cérémonies et manifestations publiques mettant en jeu les règles du protocole et, selon le cas, les manifestations initiées par le préfet ou auxquelles il est invité.
Vous contribuez à l’animation de la structure et veillez à assurer le lien entre le cabinet et les services appelés à collaborer sur les dossiers en cours, au premier rang desquels les cabinets ministériels, les administrations centrales, les sous-préfectures, les cabinets des préfets délégués, les services départementaux et régionaux de la préfecture, les services de police et de gendarmerie, les services déconcentrés, les collectivités locales et territoriales et en règle générale, tous les intervenants extérieurs.
Avec votre équipe, vous préparez les visites officielles, cérémonies, remises de médaille, visites de repérage, accompagnement du préfet ou de son représentant le jour de la visite ministérielle. Vous êtes chargé de constituer les dossiers pour le préfet ou son représentant en sollicitant les services concernés. Vous vous assurez de la fluidité des informations auprès des partenaires participant aux événements.
Vous supervisez l’organisation des cérémonies patriotiques et des grands événements et gérez les questions de protocole. Vous suivez l’instruction de dossiers de distinctions honorifiques.
Avec votre équipe, vous rédigez les mémoires et préparez les cérémonies de remise de décoration. Vous êtes également en charge de la coordination des sous-préfectures exerçant cette mission.
Vous assurez l’intérim du chef de service en son absence.

Votre environnement professionnel :
Activités du service :
Au sein du service de la représentation de l’État, le bureau du protocole, des visites officielles et des distinctions honorifiques a en charge la constitution et l’instruction de dossiers de candidatures aux distinctions honorifiques.
Il organise également les visites officielles, les cérémonies, les événements majeurs et assure la mise en œuvre du protocole.
Composition et effectifs du service :
Le BPVODH est constitué d’un chef de bureau (cat. A), d’un adjoint au chef de bureau (cat. B), et de 6 agents (cat. C).
Liaisons hiérarchiques :
Le chef de service, le directeur adjoint de cabinet, le directeur de cabinet, le préfet de région et liens avec les autres membres du corps préfectoral.
Liaisons fonctionnelles :
Ministères, les cabinets de la présidence de la République et du gouvernement, préfectures et sous-préfectures, services déconcentrés, ambassades, etc.