Coordonnateur de la Cellule Contrats H/F
Référence : 2025-2105887
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
GIP - FCIP Académie de Lille
Groupement d'Intérêt Public ViaPro (GIP ViaPro) - Localisation : GIP ViaPro Siège
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Confirmé
-
Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Oui
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
Nous sommes à la recherche d'un Coordonnateur H/F dynamique et polyvalent pour rejoindre notre équipe.
Dans ce rôle, vous serez chargé(é) de coordonner l’activité du service, d’accompagner le Chef de service et de le conseiller.
Vous serez donc chargé de conseiller et être force de proposition auprès du Chef de service.
Pour ce faire, il vous faudra concevoir et proposer des outils, des processus et des documents de gestion administrative visant à optimiser le fonctionnement de la cellule.
De plus, vous serez chargé d’assurer une veille réglementaire et garantir la prise en compte des évolutions applicables dans le domaine concerné.
Vous devrez contribuer au pilotage de l’activité.
Ainsi, il vous sera demandé de participer à l’élaboration et à la mise à jour des tableaux de bord, contribuer à la définition et au suivi des indicateurs clés.
De plus, vous devrez contribuer à la réalisation de bilans synthétiques pour le pilotage de l’activité.
Enfin, vous serez chargé de contribuer à l’instruction de dossiers complexes en vérifiant leur conformité réglementaire et proposer, le cas échéant, des solutions adaptées pour faciliter le traitement des dossiers.
Vous serez chargé de coordonner l’équipe administrative en charge de la gestion des contrats
Vous serez chargé d’accueillir et d’accompagner les nouveaux arrivants dans la prise de poste (consignes pratiques, procédures internes, outils, règle de base liée à l’activité).
De plus, vous devrez accompagner l’équipe au quotidien, répartir la charge de travail, prioriser le traitement des dossiers, organiser et coordonner l’activité. Vous jouerez donc un rôle de conseil et d’appui auprès des membres de l’équipe.
Par ailleurs, vous serez chargé de centraliser les anomalies constatées ou difficultés rencontrées par les membres de l’équipe.
Pour ce faire, vous devrez apporter des solutions adaptées en lien avec les agents compétents (facturation, pédagogie…) et renforcer la professionnalisation des membres de l’équipe.
Enfin, vous serez amené à mener les entretiens annuels.
Vous devrez Assurer la gestion des contrats d'apprentissage au regard des dispositions réglementaires et dans le respect des procédure internes
De ce fait, vous jouerez un rôle de conseil auprès des personnels des établissements.
Vous serez l’interface et le relais entre les OPCO et les établissements. Il vous sera donc demandé de gérer les dossiers liés à la signature des contrats d’apprentissage ainsi que les dossiers de rupture de contrat d’apprentissage.
Vous aurez la charge de contribuer au système de management de la qualité (SMQ – EDUFORM).
Pour cela, vous devrez respecter les procédures qualité du service et vous relèverez les non-conformités en vue d’alimenter le plan d’amélioration du SMQ.
Si vous êtes intéressé par notre offre et que vous vous reconnaissez, n'hésitez pas à déposer votre candidature, nous serons ravis de vous comptez dans notre équipe.
Profil recherché
Titulaire d’une formation en administration, gestion ou dans un domaine équivalent, vous disposez d’une expérience professionnelle d'au moins 2 ans en lien avec les activités proposées.
Vous avez des connaissances de l’environnement de l’éducation et de la formation professionnelle et des connaissances réglementaires et techniques du domaine (connaissance des règles de financement des contrats d’apprentissage…).
Vous maîtrisez les procédures administratives, les techniques de management ainsi que les techniques de communication écrite et orale.
Par ailleurs, vous maîtrisez les outils bureautiques, les logiciels et les bases de données.
Vous savez mettre en œuvre des procédures et des règles, analyser les demandes, apporter des réponses à des besoins spécifiques, prendre des décisions et résoudre des problèmes, gérer le temps et les priorités ainsi que veiller à la conformité et la qualité des processus administratifs.
Par ailleurs, vous disposez de qualités rédactionnelles, vous faites preuve d’aisance relationnelle et d’une capacité à rendre compte de manière précise et efficace.
Vous aimez travailler en équipe et vous êtes reconnu pour vos capacité à animer et manager une équipe et développer des talents.
Votre autonomie, votre rigueur et votre fiabilité seront des qualités appréciées et vous saurez faire preuve d’adaptabilité.
Vous possédez un esprit d’analyse et de synthèse, un sens de l’organisation et de gestion des priorités ainsi qu’un sens des responsabilités.
Vous êtes réactif et vous faites preuve de discrétion professionnelle ainsi que d’une capacité d’anticipation et d’adaptabilité à toute épreuve.
Votre sens des relations humaines, vos capacités relationnelles et votre leadership feront de vous un collaborateur proactif.
Vous êtes motivé(e), dynamique, doté(e) d'un excellent sens de l'organisation et souhaitez rejoindre notre équipe, alors n’hésitez pas à candidater !
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 5 Diplômes de niveau bac +2
- Spécialisation Spécialités plurivalentes des services, Secrétariat, bureautique, Enseignement formation
Compétences attendues
Administration des logiciels
Qualités relationnelles
Animer une équipe
Mettre en œuvre des procédures et des règles
Analyser les demandes
Apporter des réponses à des besoins spécifiques
Sens de l'organisation
Sens des responsabilités
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
Le GIP ViaPro de Lille, en appui du rectorat, contribue à l’éducation et à la formation tout au long de la vie. Il intervient dans la Formation Continue des Adultes, l’Apprentissage, la Validation des Acquis, la mobilité européenne et l’insertion professionnelle. Ses missions incluent la coordination et la gestion de projets, la formation, l’ingénierie conseil ainsi que l’évaluation de dispositifs et politiques de formation.
Rejoindre le ViaPro, c’est intégrer un collectif d’experts engagés dans une mission commune : promouvoir l’éducation et la formation. Le Centre de Formation d’Apprentis du GIP ViaPro regroupe 135 établissements partenaires, proposant plus de 500 formations et accueillant environ 7000 apprentis chaque année.
Le GIP ViaPro recrute régulièrement des profils pédagogiques (formation, conseil), spécialisés en gestion de projet ou administratifs.
Certifié ISO 9001, QUALIOPI et labellisé EDUFORM, il garantit des prestations conformes aux plus hauts standards de qualité, tant pour ses usagers que pour ses personnels.
Le GIP ViaPro compte environ 470 agents, dont 65 % exercent leurs fonctions dans le réseau territorial Nord-Pas-de-Calais, au service des missions de formation, conseil (VAE, bilan mobilité) et coordination pédagogique.
Descriptif du service
Le service Gestion des contrats d’alternance est un nouveau service du GIP ViaPro, créé afin de sécuriser administrativement et financièrement les contrats d’apprentissage.
Il intègre en son sein la cellule contrat chargée du traitement et du suivi des contrats d’apprentissage auprès des OPCO.
Dans le cadre du développement territorial du GIP ViaPro, le service accompagnera également la mise en place des quatre futures antennes territoriales, au sein desquelles des équipes locales assureront l'édition des contrats et la démarche qualité au sein des UFA.
Ce service joue un rôle clé dans la fiabilisation des données, l’harmonisation des pratiques et le pilotage de l’activité à travers le suivi statistique et analytique des contrats d’alternance.
Le coordonnateur du service « Gestion des contrats d’alternance » a pour mission principale de coordonner l’activité du service et des assistantes administratives, d’accompagner le Chef de service dans certaines de ses missions et de le conseiller pour faciliter sa prise de décision.
À propos de l'offre
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Il s'agit d'un contrat à temps plein 100%.
En tant qu’agent du GIP ViaPro, vous bénéficiez sous réserve l'éligibilité, au vu des règles en vigueur :- de titres restauration
- d'une participation à hauteur de 75% de l'abonnement de transport en commun (plafonné à 101,75€/ mois)
- de la possibilité de télétravailler après 2 mois de présence (sous conditions)
- d'une adhésion au CNAS (Comité National d'Action Sociale) à l'issue de la période d'essai (2 mois minimum)
Vous trouverez plus d'informations en vous connectant sur le lien suivant :
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Le poste est ouvert :
- Aux titulaires de catégorie B par voie de détachement ou de mise à disposition renouvelable annuellement
- Aux salariés contractuels sous la forme d’un CDD renouvelable.
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Vacant à partir du 01/01/2026
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Chargée / Chargé de la coordination administrative
