Coordonnateur-trice chargé-e de la relation et du service à l'usager

Groupe RIFSEEP : 3

Vos activités principales :
Sur site vous assurez les missions de coordination de toutes les activités de la DIRSU (tous canaux confondus) sur le site de Saint-Phy et vous êtes chargé (e) de vérifier la qualité de l’information apportée aux usagers, ainsi que l’exploitation des outils d’évaluation de l’activité du site.
Vous supervisez les missions du responsable de site et des agents assurant les autres missions d’accueils et de gestion du courrier. Vous assurez la gestion du stock des fournitures et du matériel de bureau au profit du ou des chefs d’établissement du site. Les agents placés sur site sont polyvalents et exercent les missions dédiées à :

L’accueil physique et téléphonique

Pour les visiteurs avec RDV vous êtes chargé :
- de consulter quotidiennement l’application de gestion des salles de réunion,
- de contacter le secrétariat concerné et ou les services de la présence de leurs visiteurs, et inviter ces derniers à patienter dans le hall général;
- de vérifier la propreté et l’accessibilité des salles de réunion ;
- assurer la gestion des badges destinés aux visiteurs et aux agents des ATE ;
Gestion du courrier entrant

Il vous appartiendra d’assurer quelques missions annexes en fonction des besoins de la direction lien avec votre hiérarchie directe.


Votre environnement professionnel :
Activités du service
Au sein du Secrétariat Général Commun, la direction de la relation et du service à l’usager assure la coordination, l’organisation et l’animation des fonctions supports portant sur à l’accueil général des services de la préfecture, de la sous préfecture de Pointe-à-Pitre et des administrations territoriales de l’État impactées par le SGC en Basse-Terre, en Grande-Terre et à Saint-Martin.
 
Les nombreuses activités se complètent et elles consistent à renseigner, orienter et apporter un conseil aux usagers sur les démarches à suivre tout en promotionnant les offres de services existantes (accueil téléphonique, courriers, courriels, prospectus, site internet ...).
 
Par ailleurs, un appui à la modernisation peut-être sollicité pour assurer la mise en application des nouveaux modes de relations à l’usager et les nouvelles procédures administratives mises en œuvre par le ministère de l’Intérieur.
 
Composition et effectifs du service
La direction de la relation et du service à l'usage est composée de 12 agents :
1 Cat A, 2 Cat B et 9 Cat C
 
Liaisons hiérarchiques
Mme Marie-José Rodin, Directrice de la relation et du service à l'usager
Madame Linda CEDILEAU directrice du SGC /D ou en cas d’absence, M. Nicolas LAPENNE, directeur territorial du SGC/GT et adjoint de la directrice du SGC/D
 
Liaisons fonctionnelles
Fonctions supports du périmètre SGC : Préfecture, Sous-préfecture, préfecture de Saint-Martin, administrations territoriales de l’État (ATE)