DAEI-Assistante / Assistant de direction

Vos activités principales :
Vous exercez vos missions sous l’autorité du directeur, en lien étroit avec le chef du bureau des affaires générales et de la coordination. Au quotidien, vous travaillez en relation directe avec le directeur. Vous participez au comité de direction hebdomadaire.
 Vous êtes notamment chargé(e) de l’accueil téléphonique et de tenir à jour un fichier d’adresses.
 Vous organisez les réunions du directeur, de son adjoint et des trois sous-directeurs (réservations des salles, organisation des visio-conférences, gestion des invitations).
 Vous tenez l’agenda du directeur et de son adjoint et organisez leurs rendez-vous.
 En lien avec le secrétariat de la conseillère diplomatique du ministre, vous vous assurez que la direction est bien informée du calendrier des échéances européennes et internationales du ministre et de son cabinet.
 Vous organisez les déplacements et les missions de l’ensemble des agents de la direction, vous initiez les dossiers de remboursement de frais de mission. Une formation sera dispensée pour cela.
 Vous participez à l’organisation de visites de délégations étrangères. Vous participez à l’organisation d’événements bilatéraux ou multilatéraux.
 Vous assurez le classement des dossiers et les travaux du secrétariat. Vous mettez en forme courriers et documents.
Votre environnement professionnel :
 ·         Activités du service
La direction des affaires européennes et internationales (DAEI), instituée par décret du 27 octobre 2020, est chargée notamment de coordonner l’activité des services du ministère de l’Intérieur, de définir ses orientations stratégiques en matière européenne et internationale, de déterminer ou proposer une position dans les négociations de nature politique ou stratégique et de préparer les échéances diplomatiques du ministère de l’Intérieur.
Le bureau des affaires générales et de la coordination est chargé de veiller à la bonne coordination des moyens du service et est responsable des fonctions support, en lien avec les directions concernées (DEPAFI, DTNUM, SHFD, DRH, DRHFS et COMSOPRH de la DGGN).

·         Composition et effectifs du service
39 agents composent l’effectif de la DAEI – Le bureau des affaires générales et de la coordination est composé de deux agents titulaires de catégorie A, B et C, de deux contractuelles de catégorie C et d’une maréchale des logis de la gendarmerie nationale.

·         Liaisons hiérarchiques
Le directeur, le directeur-adjoint et le chef du bureau des affaires générales et de la coordination. Liens étroits avec les trois sous-directeurs ainsi qu’avec les autres conseillers de la direction.
·         Liaisons fonctionnelles
Les secrétariats des services et du cabinet du ministère de l’intérieur, des services des autres administrations (ministères, préfectures, ambassades…), de la représentation permanente de la France auprès de l’Union européenne, du secrétariat général des affaires européennes.