DD64 - ASSISTANT-E DE DIRECTION H/F

Activités essentielles :
Assurer l’organisation des agendas de la direction,
Orienter les appels téléphoniques,
Accueillir et accompagner les personnes ayant rendez-vous avec la Direction,
Organiser les différentes réunions présidées par la direction en s’assurant de la présence des membres siégeant,
Gérer les déplacements du/de la directeur-trice et de son adjointe, ou, le cas échéant, des autres membres de la direction,
Assurer la constitution des fonds de dossiers et les tenir à disposition du/de la directeur-trice en temps utile,
Evaluer, signaler et orienter les urgences,
Assurer la répartition du courrier « arrivée » vers le service compétent et le suivi du courrier « départ » et gérer le circuit de signature des parapheurs,
Gérer la boîte de messagerie fonctionnelle de la direction,
Élaborer des tableaux de bord de suivi des dossiers, des échéanciers et des statistiques,
· Rédiger des relevés de décisions, des comptes rendus, des rapports, des courriers notamment dans le cadre des comités de direction ou collège des cadres,
· Assurer la liaison avec les services généraux : budget, voitures, correspondant « formation », correspondant « documentation »,
· Assurer la liaison interne et externe avec les secrétariats des autres pôles du siège ( secrétariat DG ) et de la Délégation départementale.

Activités annexes :
Assurer le rôle de « relais » local du Département Communication (faire circuler l’information et informer les services de l’actualité en cours, assurer le suivi des acquisitions documentaires et abonnements),
Assurer le rôle de « relais » local de la Direction des Ressources Humaines (remonter des informations validées par la Direction concernant les agents de la Délégation départementale).



Spécificités du poste / Contraintes :
Nécessité de travailler en lien avec les secrétaires des autres pôles,
Articulation des congés impérative avec les secrétaires des autres pôles afin de garantir la permanence du Secrétariat de Direction,
Contraintes horaires sous réserve de nécessité de service et disponibilité requise en fonction des pics d’activité de la Délégation départementale,
Assurer une veille de l’actualité en vigueur.

Rattachement hiérarchique : Directeur-trice départemental-e et Directrice adjointe en son absence.

Compétences requises :
Connaissances :
BUREAUTIQUE ET OUTILS COLLABORATIFS
ENVIRONNEMENT ADMINISTRATIF, INSTITUTIONNEL
GESTION DE L’INFORMATION
TECHNIQUES DE RÉDACTION

Savoir-faire :
COMMUNIQUER
CONCEVOIR UN SUPPORT, UN DOCUMENT
PRIORISER
RÉDIGER
ARCHIVER
METTRE EN FORME UN DOCUMENT

Savoir-être :
ÊTRE AUTONOME
ESPRIT D’INITIATIVE
FACULTÉ D’ADAPTATION
FAIRE PREUVE DE DISCRÉTION
SENS DE L’ORGANISATION