DGDDI (DIPA) Secrétaire de direction (catégorie B) H/F

Sous la direction de la secrétaire générale interrégionale, en binôme et sous la supervision d’une contrôleuse principale, le/la secrétaire assure les missions suivantes :

1. Gestion des badges aéroportuaires et habilitations diverses :
- Cartes d’identification aéroportuaire (CIA) : gestion complète des badges (demandes, enregistrements, retraits, restitutions), y compris les dotations de badges temporaires, et suivi des formations sûreté en lien avec le service de la formation professionnelle.
– Habilitations et accréditations : suivi des habilitations « portes-frontières » et gestion des accréditations pour le contrôle d’accès (extension de paramétrage)
– Permis piste : organisation des sessions de formation et suivi des programmations en lien avec le service de la formation professionnelle, gestion des bordereaux et retrait des permis.
– Marchandises saisies : suivi des procès-verbaux et gestion du renouvellement des marchandises exposées en vitrine.
- Décisions administratives et habilitations diverses : mise à jour et suivi des décisions administratives individuelles et des habilitations diverses, notamment en matière de vidéoprotection et vidéosurveillance.
– Suivi : suivre et mettre à jour les tableaux de suivi des diverses tâches de gestion

2. Support administratif aux cadres dirigeants et supérieurs :
- Gestion de l’agenda et réunions : coordination des agendas du DI, de son adjoint et des directeurs régionaux, organisation des réunions et déplacements ; préparation des dossiers en collaboration avec les pôles concernés.
- Gestion des courriers et appels : traiter les courriers papiers et via l’application COURRIER et gérer les appels téléphoniques du service.
- Congés et comptes épargne temps : suivre et gérer les congés des cadres supérieurs dans l’outil SIRHIUS et leurs comptes épargne temps en lien avec la FRHL.
– Gestion des outils collaboratifs : gestion et suivi des boîtes fonctionnelles, des réservations de salles de réunion, mise en place des visioconférences, suivi des stocks, commande et achat de matériels et produits en lien avec les activités du service, gestion de l’application Liste de diffusion
– Suivi des permanences : préparation et recensement des desiderata de permanence, établissement et envoi du relevé mensuel des permanences.


En lien avec ses collègues du SGI, le/la secrétaire apporte un soutien global aux autres portefeuilles du service. Il/Elle peut notamment être amené(e) à assurer la préparation logistique de réunions et d’évènements, la consolidation des dossiers et documents de travail et l’envoi de convocations aux réunions et instances. En lien avec le référent ServicesPublics+, il/elle assure également le suivi des réclamations adressées au secrétariat.


De façon collective, le/la secrétaire prend activement part au même titre que ses collègues à l’organisation d’événements ponctuels au sein de la DIPA.