DGDDI (DIPA) Secrétaire de direction (catégorie C) H/F
Référence : MEF_2024-19288
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
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Employeur :
Direction générale des douanes et droits indirects (DGDDI)
Ministères économiques et financiers - Localisation : Val d'Oise (95), France
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Confirmé
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Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non
- Télétravail possible Non
Vos missions en quelques mots
Sous la direction de la secrétaire générale interrégionale, en binôme et sous la supervision d’une contrôleuse principale, le/la secrétaire assure les missions suivantes :
1. Gestion des badges aéroportuaires et habilitations diverses :
- Cartes d’identification aéroportuaire (CIA) : gestion complète des badges (demandes, enregistrements, retraits, restitutions), y compris les dotations de badges temporaires, et suivi des formations sûreté en lien avec le service de la formation professionnelle.
– Habilitations et accréditations : suivi des habilitations « portes-frontières » et gestion des accréditations pour le contrôle d’accès (extension de paramétrage)
– Permis piste : organisation des sessions de formation et suivi des programmations en lien avec le service de la formation professionnelle, gestion des bordereaux et retrait des permis.
– Marchandises saisies : suivi des procès-verbaux et gestion du renouvellement des marchandises exposées en vitrine.
- Décisions administratives et habilitations diverses : mise à jour et suivi des décisions administratives individuelles et des habilitations diverses, notamment en matière de vidéoprotection et vidéosurveillance.
– Suivi : suivre et mettre à jour les tableaux de suivi des diverses tâches de gestion
2. Support administratif aux cadres dirigeants et supérieurs :
- Gestion de l’agenda et réunions : coordination des agendas du DI, de son adjoint et des directeurs régionaux, organisation des réunions et déplacements ; préparation des dossiers en collaboration avec les pôles concernés.
- Gestion des courriers et appels : traiter les courriers papiers et via l’application COURRIER et gérer les appels téléphoniques du service.
- Congés et comptes épargne temps : suivre et gérer les congés des cadres supérieurs dans l’outil SIRHIUS et leurs comptes épargne temps en lien avec la FRHL.
– Gestion des outils collaboratifs : gestion et suivi des boîtes fonctionnelles, des réservations de salles de réunion, mise en place des visioconférences, suivi des stocks, commande et achat de matériels et produits en lien avec les activités du service, gestion de l’application Liste de diffusion
– Suivi des permanences : préparation et recensement des desiderata de permanence, établissement et envoi du relevé mensuel des permanences.
En lien avec ses collègues du SGI, le/la secrétaire apporte un soutien global aux autres portefeuilles du service. Il/Elle peut notamment être amené(e) à assurer la préparation logistique de réunions et d’évènements, la consolidation des dossiers et documents de travail et l’envoi de convocations aux réunions et instances. En lien avec le référent ServicesPublics+, il/elle assure également le suivi des réclamations adressées au secrétariat.
De façon collective, le/la secrétaire prend activement part au même titre que ses collègues à l’organisation d’événements ponctuels au sein de la DIPA.
Profil recherché
SAVOIRS:
Règles de déontologie du domaine d’activité (RIME)
Environnement professionnel du domaine d’activité (RIME)
Outil bureautique de traitement de texte
Outil informatique spécifique au métier
SAVOIR-FAIRE:
Discrétion (RIME)
Organisation (RIME)
Réactivité (RIME)
Sens des relations humaines (RIME)
Rigueur (RIME)
SAVOIR-ETRE:
Accueillir (RIME)
Travailler en équipe (RIME)
Maitriser les délais (RIME)
Capacité d'adaptation
Mettre en œuvre une règle, une norme, une procédure (RIME)
Discrétion professionnelle absolue
Horaires administratifs : 9 h – 17h30 avec pause méridienne de 1 heure
Contacts RH :
Mme Audrey NOIRET, cheffe du secrétariat interrégional
01 48 62 63 79 / audrey.noiret@douane.finances.gouv.fr
dipa-recrutement@douane.finances.gouv.fr
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 3 Diplômes équivalents au CAP/BEP
Éléments de candidature
Personnes à contacter
Qui sommes-nous ?
« Tenir les frontières physiques, numériques et maritimes pour protéger le territoire »
Nos missions
Rattachée au Ministère de l’Économie et des finances, la Direction Générale des Douanes et des Droits Indirects est l’administration de la frontière et de la marchandise.
La douane est chargée de tenir les frontières, qu’elles soient terrestres, maritimes, physiques ou numériques, afin d’assurer la protection du territoire, des citoyens et des intérêts économiques et financiers nationaux ou communautaires.
Administration régalienne, elle est pour l’État l’instrument qui permet de quantifier, surveiller, taxer ou encore contrôler les marchandises qui circulent.
Nos ambitions
La douane poursuit 3 objectifs, qui concourent à la souveraineté économique de la France :
- Amplifier la lutte contre les trafics et la criminalité organisée et garantir la conformité des marchandises sur l’ensemble de la chaîne logistique
- Optimiser et moderniser le traitement des flux de marchandises en frontière et consolider l’accompagnement des entreprises
- Faire de la douane une administration moderne et innovante
Descriptif du service
Au sein de la DI, le SGI, placé directement auprès du directeur interrégional et sous l’autorité d’un inspecteur principal, regroupe deux services :
– le service des affaires générales, composé de 9 personnes, en charge de la communication, du dialogue social et du soutien général dont des missions de secrétariat général, assistant le DI et ses proches collaborateurs au quotidien dans leur travail et assurant un rôle d’interface entre le DI et ses différents interlocuteurs ;
– la Brigade Hors Rang Courrier (BHR), notamment responsable de l’acheminement des courriers sur la plate-forme et des navettes entre les différents sites. La BHR Courrier assure également l’accueil téléphonique et physique du bâtiment de la DI.
À propos de l'offre
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Permis B
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L. 332-2 du Code général de la fonction publique
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Vacant à partir du 01/12/2024
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Assistante / Assistant de direction