DIPN59 - Adjoint administratif au secrétariat Etat-Major

Groupe RIFSEEP : 2

Vos activités principales :
- Gestion de la messagerie fonctionnelle (ventilation, suivi des messages, archivage)
- Suivi des commandes des directions nationales, de la direction zonale ou du DIPN vers les filières ou les services territoriaux
- Analyse des messages reçus et rédaction des synthèses de réponses
- Transmission des instructions des autorités (chef d’Etat-Major, DIPN) aux composantes de la DIPN du Nord, et aux différents pôles de l’Etat-Major
- Traitement des appels téléphoniques
- Traitement du courrier (enregistrement dans Elise, ventilation et suivi)
- Mise à jour régulière des organigrammes et annuaires
- Suivi de la permanence départementale hebdomadaire (élaboration du tableau, ventilation, suivi des changements)
- Gestion logistique (habillement, fournitures, vestiaires)
- Gestion de proximité des personnels de l’Etat Major


Votre environnement professionnel :

·       Activité du service :
Le secrétariat  état major de la DIPN 59, sous l'autorité du commissaire divisionnaire, chef d'Etat-Major et de son adjoint, est chargé de la mise en œuvre des instructions et décisions du DIPN. Il assure le suivi de la messagerie fonctionnelle interdépartementale, la ventilation des messages et instructions de la DGPN, de la DZPN et du DIPN, aux différentes filières interdépartementales et chefs de services territoriaux, ainsi que les notes et directives, notamment les commandes  avec relances et synthèses des réponses des services.
Il assure  le suivi du courrier signalé du chef de service .
Il travaille en lien avec l'ensemble des bureaux de l'Etat-Major et des services départementaux et territoriaux de la DIPN.
Il assure la gestion de l'ensemble des personnels de l'Etat-Major sur les logiciels DIALOGUE et GesTT.

·       Composition et effectifs du service :
Le secrétariat EM est composé de 2 secrétaires administratifs et de 3 adjoints administratifs.

·       Liaisons hiérarchiques :
Le chef et adjoint de l’Etat-Major, le chef et adjoint du secrétariat de l’Etat-Major.

·       Liaisons fonctionnelles :
Directions nationales – Direction zonale de la police nationale du Nord -  Préfecture – Parquets – Officiers de l’Etat-Major de la DIPN 59 – Secrétariat paticulier de la DIPN 59 – Chefs de services territoriaux du Nord