DLPAJ-Assistant(e) au sein du secrétariat de la SDCJC

Groupe RIFSEEP : 1
Grade : adjoint adm principal

Vos activités principales
- accueil physique et téléphonique
- l’ouverture des dossiers SIAJ et envoi des courriers à la signature pour le sous-directeur et son adjoint
- gestion de l’agenda du sous-directeur et de son adjoint, préparation des réunions, gestion des ordres de mission avec logiciel Chorus DT
- accueil des nouveaux arrivants, la gestion du temps de travail pour le service avec le logiciel Casper et le suivi des congés et du télétravail
- la gestion du courrier arrivé en l’absence de la personne du bureau d’ordre du cabinet et transmission après tri, des courriers des juridictions au greffe du service
- l’enregistrement des courriers à la signature du SG et cabinet du ministre via le logiciel Elise, de la réorientation des courriers indûment adressés au service
- la gestion de la boîte fonctionnelle DGCL et transmission des mémoires aux juridictions via logiciel Télérecours, enregistrement dans le logiciel SIAJ
- la gestion des dossiers de catastrophes naturelles : demande de pièces, mise en forme des dossiers et transmission des dossiers une fois les pièces récupérer à la cheffe du greffe
- la gestion de la boîte fonctionnelle PRADA
- intérim de l’autre secrétaire lorsqu’elle est absente
- toutes missions ponctuelles notamment d'appui au greffe définies par le sous-directeur ou son adjoint.

La/le titulaire de l’emploi est susceptible d’être appelé/e en renfort ponctuel d’autres secrétariats de la direction ou à participer à l’éventuelle mutualisation de certaines missions (p.e. les déplacements- ordres de mission)

Votre environnement professionnel

Activités du service
La DLPAJ exerce une fonction de conception, de conseil, d'expertise et d'assistance juridiques auprès de l'ensemble des services du ministère. Elle instruit et défend le contentieux du ministère.
La DLPAJ est composée :
- de la sous-direction du conseil juridique et du contentieux
- de la sous-direction des libertés publiques
- de la sous-direction des cultes et de la laïcité
- de la sous-direction des polices administratives.
Au sein de la sous-direction du conseil juridique et du contentieux, le secrétariat assure les missions traditionnellement dévolues à un secrétariat de direction (accueil, gestion des agendas, préparation de réunion) tout en participant à l’activité de gestion de l’activité contentieuse assurée par le service (mise en état des dossiers de catastrophe naturelle, appui ponctuel au greffe…).

Composition et effectifs du service
L’effectif de la sous-direction est de 75 agents et 8 bureaux

Liaisons hiérarchiques
le sous-directeur du conseil juridique et du contentieux
l’adjoint au sous-directeur du conseil juridique et du contentieux

Liaisons fonctionnelles
Le secrétariat de direction, les sous-directions et bureaux de la DLPAJ, les autres directions du ministère (dont la DGCL), les préfectures, les pôles appui juridiques et les juridictions administratives.