DRH-Secrétaire de la médecine de prévention de l'administration centrale

Groupe RIFSEEP : 2

Vos activités principales :
Sous la responsabilité de l’équipe médicale de la médecine de prévention de l’administration centrale, le titulaire du poste assure un rôle d’appui à l’équipe médicale de Beauvau.
Dans le cadre de l’appui administratif à l’équipe médicale de Beauvau, vous serez amenés à :
- Assurer l’accueil physique et téléphonique des agents
- Préparer et envoyer les convocations aux agents concernés
- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel / secret médical
- Accompagner et orienter les agents auprès des services de réseaux de soutien et directions d’accompagnement du personnel
- Concevoir et rédiger des documents administratifs, prendre des notes, réaliser des comptes rendus de réunion ainsi que suivre le flux des courriels et courriers médico-administratifs
- Assurer la préparation, le classement et l’archivage des dossiers médicaux, ainsi que la transmission des fiches de visites dans les différents services (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)
- Planifier et organiser les actions de prévention telles que les études de postes de travail, visites de sites, ou campagne de prévention
- Gérer les réservations de salles de réunion, des places de parking et des outils de visioconférence nécessaires
- Commander et suivre les matériels de bureautique, le matériel médical, ainsi que la pharmacie pour le site de Beauvau en faisant le lien avec les autres secrétariats médicaux d’administration centrale
- Suivre et entretenir les relations avec les partenaires sous convention
- Assurer le suivi des prêts de matériels ergonomique auprès des agents
- Suivre les factures relatives aux examens complémentaires, consultations spécialisées
- Suivre le budget dédié au service médical auquel vous êtes rattaché
- Suivre le plan de formation du service
- Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métier / Preventiel-UEGAR à la demande stricte des médecins du travail ou des médecins coordonnateurs.
- Aider à la collecte et à la rédaction des rapports d’activité
- Gestion des congés sur Casper

Votre environnement professionnel :

Activités du service
Surveillance médicale et actions de prévention de la santé des agents relevant des périmètres du ministère de l’Intérieur par :
- La prise en compte de la santé des agents du ministère de l’Intérieur (administratif, technique, policier actif, scientifique…), des risques professionnels en rapport avec leur activité et de leur environnement professionnel selon les textes et la réglementation en vigueur.
 - La mise en œuvre des actions individuelles et collectives de prévention et d’éducation à la santé physique et mentale, réalisation d'actions sur le milieu professionnel, AMT activité en milieu professionnel dans l’intérêt exclusif de la santé et la sécurité des agents.