Encadrante des secrétariats médicaux F/H

Le ou la coordinatrice des AMA est positionnée en tant que n+1 de l’ensemble des AMA des services suivants (environ 40 AMA) :
 Pitié Salpétrière : urologie, néphrologie, greffe rénale, chirurgie digestive, chirurgie générale, viscérale et
endocrinienne, hépato-gastroentérologie.
 Armand Trousseau : chirurgie viscérale pédiatrique.

Il/elle planifie, organise et coordonne l’activité des secrétariats médicaux, accompagne les évolutions métier, relaie ou
pilote les projets liés à la profession d’assistante médico-administrative dans son DMU, en animant l’équipe de
professionnels.

Gestion et animation des ressources humaines :

 Encadrer / manager les AMA : gestion quotidienne des AMA
 Assurer le recrutement des AMA : élaboration et publication des fiches de poste, entretiens de recrutement,
sélection des candidats
 Gestion des ressources humaines : anticipation des départs, prévisions de recrutement, gestion des
compétences des AMA (ex : tutorat, formation…)
 Accueil des nouveaux arrivants AMA : accès informatique, vérification des équipements disponibles,
présentation du service et des personnels, informations générales, formations, livret d’accueil…
 Réaliser les entretiens professionnels annuels : prises de rdvs, mises en place d’objectifs, recensement
des besoins en formation…
 Participer au plan de formation annuel, en lien avec le service formation continue du GH
 Organiser les plannings : planification des congés, gestion des absences, saisie dans GESTIME

Coordination des secrétariats médicaux :

 Coordonner : mise en œuvre des organisations nécessaires au bon fonctionnement des secrétariats
médicaux (analyser, proposer, organiser ou réorganiser la répartition des ressources et des moyens humains et
matériels)
 Animer : organiser et animer des réunions et groupes de travail, informer et communiquer sur les projets
institutionnels, retours d’expérience, bonnes pratiques
 Réaliser des études / audits liés à l’activité quotidienne ou à un projet spécifique ;
 Etablir des tableaux de bord et développement d’indicateurs de suivi des activités, de qualité des
prestations, des effectifs ;
 Contribuer à la réflexion des organisations de travail des secrétariats médicaux en cas de projets de
mutualisation, transfert, développement des activités médicales et médico-techniques.

Gestion de projets et conduite du changement :

• Accompagner au changement auprès des équipes : sensibiliser, communiquer, évaluer ;
• Accompagner les AMA dans la mise en œuvre des objectifs institutionnels : parcours patients,
programmation des hospitalisations, du bloc opératoire, etc. ;
• Accompagner les AMA dans les projets de transformation numérique