Gestionnaire accueil courrier/appui administratif
Référence : MINT_BA079ATC-80332
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Préfecture des Deux Sèvres
- Localisation : Secrétariat général commun - Préfecture des Deux-Sèvres
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non
- Télétravail possible Non
Vos missions en quelques mots
Vos activités principales :
- Assurer l’accueil physique des usagers pour les orienter vers les services en veillant au respect des consignes de sécurité. Cette mission peut être volante sur différents sites (DDETSPP, DDT, Préfecture).
- Gérer le courrier arrivée et départ
- Assurer la médiation numérique avec les usagers sur des démarches administratives dématérialisées, dans le cadre de l’offre de service proposée au point d’accueil numérique de la préfecture.
- Effectuer des tâches administratives notamment en soutien aux missions de la performance (contrôle de gestion, démarches qualité ..) assurées par le pôle.
- Apporter un appui logistique sur les sites de la DDT et de la DDETSPP en cas d’accueil sur ces sites, en relation avec l’unité immobilier logistique du SGCD
Votre environnement professionnel :
Activités du service : Le secrétariat général commun des Deux-Sèvres a été créé au 1er janvier 2021. Il rassemble les missions des secrétariats généraux des DDI et de la DRHM de la préfecture.. Il est organisé autour de 4 pôles :
pôle « pôle numérique et proximité » ;
pôle « Ressources humaines » ;
pôle « Ressources matérielles » ;
pôle « performance et relation à l’usager ».
Le pôle « performance et relation à l’usager » regroupe au sein d’un même service les activités participant à l’amélioration des processus de travail, avec pour objectif cible d’améliorer en continu le service rendu aux usagers. Pour ces raisons, le pôle intervient sur :
le contrôle de gestion, outil support au pilotage des services ;
l’animation de la démarche de qualité de service aux usagers ;
l’animation de la démarche de contrôle interne financier ;
l’accompagnement du changement ;
les missions d’accueil physique et téléphonique au sein de la préfecture et des DDI.
Composition et effectifs du service : Le pôle « Performance et relation à l'usager » est composé de 11 agents
Liaisons hiérarchiques : L’agent est sous l’autorité hiérarchique directe de l’adjointe au responsable de pôle
Liaisons fonctionnelles : L’agent travaillera en liaison fonctionnelle avec les agents d'accueil et de standard situés sur les 3 sites, ainsi qu'avec l'unité immobilier logistique
Profil recherché
Connaissances techniques :
- connaître l'environnement professionnel : niveau maîtrise-requis
Savoir faire :
- savoir travailler en équipe : niveau expert - requis
- savoir s'organiser : niveau maîtrise-requis
- savoir gérer les conflits : niveau maîtrise-requis
- savoir maîtriser les outils numériques : niveau maîtrise-requis
Savoir-être :
- avoir le sens des relations humaines : niveau expert - requis
- savoir communiquer : niveau maîtrise-requis
- savoir s'adapter : niveau expert - requis
- savoir accueillir : niveau expert - requis
- savoir s'exprimer oralement : niveau maîtrise-requis
- savoir-être au choix : niveau pratique-requis
Éléments de candidature
Personne à contacter
M. le chef du PPRU hakim.fakhet@deux-sevres.gouv.fr
À propos de l'offre
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Groupe RIFSEEP : 2
Personnes à contacter : M. Hakim FAKHET, chef du pôle performance relations à l'usager 05 49 08 69 89
Mme Virginie PEREZ, adjointe au chef du pôle performance relations à l'usager, 05 49 08 68 49
Codes emploi : - code RIME FP2USA03
- code RMFP ERUSA001
Vos perspectives : Les compétences mises en œuvre sur le poste permettent d’évoluer vers d’autres emplois au sein des domaines fonctionnels concernés et d’acquérir une technicité spécifique. L’expérience et les compétences acquises permettent de faciliter la préparation aux examens professionnels et concours internes.
Durée attendue sur le poste : 3 ans
Formulaires de mobilité à utiliser pour candidater :
- lien pour les candidats internes : http://ressources-humaines.interieur.ader.gouv.fr/images/Mobilite-2023/Formulaire_mobilite_2023.pdf
- lien pour les candidats externes : https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/medias/documents/2023-03/Formulaire-de-mobilite-fevrier-2023.pdf -
Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions :
Respect des horaires contraints et coordination des congés avec les autres agents du pôle accueil et courrier
Ponctuellement, vous pourrez être amené à effectuer un accueil en dehors des horaires d’ouverture de la préfecture aux usagers (soirée, week-end) -
Code général de la fonction publique : 2ème de l'article L332-2
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Vacant à partir du 01/06/2024
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Chargée / Chargé d'accueil, de relation et de service à l'usager
