Gestionnaire administratif : admissions et dossiers transversaux pour le Pôle Formation
Référence : 2026-2354919
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Université Bourgogne Europe (UBE)
Université Bourgogne Europe (UBE) - Localisation : Maison de l Université, Pôle Formation, Espl. Erasme 21078 Dijon
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
- Nature du contrat Non renseigné
- Expérience souhaitée Confirmé
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
Gestion et pilotage des admissions et inscriptions
- Participer au pilotage des campagnes d’admission via les plateformes Parcoursup et Mon Master, en assurant leur paramétrage et en répondant aux demandes d’information des utilisateurs.
- Produire les tableaux de suivi destinés aux instances de l’UBE, en garantissant la qualité et la fiabilité des données.
- Assurer la transmission des informations aux composantes et suivre rigoureusement les retours.
- Réaliser les extractions de données nécessaires au suivi statistiques.
Gestion administrative des dossiers étudiants
- Assurer le suivi administratif des dossiers individuels et la réponse aux étudiants, notamment pour les césures, exonérations, validations d’études supérieures (VES), dérogations…, en garantissant le respect des procédures et en lien avec les composantes.
- Organiser la logistique des commissions (planification, réservation de salles, préparation et transmission des dossiers), et notifier les décisions aux étudiants dans les délais impartis.
- Suivre les demandes en cours et produire des statistiques à des fins de pilotage.
Coordination du dossier spécifique : CPGE
- Assurer la liaison avec les établissements partenaires pour la gestion des inscriptions et validations d’études supérieures (VES), en veillant à la bonne communication et au respect des échéances.
- En collaboration avec les composantes, assurer la désignation des enseignants-chercheurs amenés à siéger aux commissions d’admission et d’évaluation organisées au sein des lycées.
- S’assurer du paramétrage et la mise à jour des procédures sur la plateforme eCandidat pour les VES, en assurant une communication claire auprès des utilisateurs.
Gestion de dossiers transversaux et ponctuels
- En étroite collaboration avec la Responsable de service et son Adjoint :
- Prendre en charge la gestion de dossiers transversaux ou ponctuels,
- Assurer si besoin la rédaction des procès-verbaux et comptes-rendus des conseils centraux (CP-CFVU-CAC)
Profil recherché
Baccalauréat au minimum dans le domaine secrétariat, gestion administrative
Expérience souhaitable en gestion administrative
Connaissances
- Connaître l'environnement professionnel (université, organisation des études, services de scolarité)
- Maîtriser les outils bureautiques (Word – Excel…)
- Maîtriser les techniques de gestion administrative et de secrétariat
- La maîtrise ou la connaissance de Parcoursup / Mon Master serait un plus
Compétences opérationnelles
- Savoir gérer son activité dans un calendrier contraint
- Savoir rendre compte
- Savoir communiquer et faire preuve de pédagogie
- Savoir travailler en équipe
- Savoir analyser et gérer les demandes d’information
- Savoir gérer des informations et des données
Compétences comportementales
- Sens de l’organisation
- Autonomie, rigueur, fiabilité et sens du détail
- Sens relationnel
CONTRAT – CONDITIONS D’EXERCICE
- Prise de poste ou début de contrat prévisible : 14/09/2026
- Fin de contrat prévisible : 31/08/2027
- CDD 1 an, renouvelable, catégorie B
- Temps complet
- Télétravail possible après période d’intégration
- Rémunération : 1870 à 2067€ brut mensuel selon expérience, diplôme, parcours professionnel
CANDIDATURE
Les candidatures comporteront obligatoirement un CV détaillé et une lettre de motivation. Un dossier incomplet peut ne pas être étudié.
Date limite de candidature : 16/08/2026
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 4 Baccalauréat
Compétences attendues
cf descriptif du profil recherché
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
Université Bourgogne Europe (UBE)
Descriptif du service
L’activité s’exercera au sein du service Réglementation et Gestion de l’Offre de Formation (RGOF) intégré au Pôle Formation, sous la responsabilité de l’Adjoint à la Responsable de service.
Composé de 10 personnes, le service Réglementation et Gestion de l’Offre de Formation assure le bon déroulement des études et de la scolarité étudiante à l’Université Bourgogne Europe, depuis la candidature et l’admission des étudiants, et ce jusqu’à leur diplomation.
A ce titre, en conformité avec la réglementation et la politique définie par les instances de l’université, le service assure notamment :
- le suivi et la publication de l’offre de formation
- la gestion des commissions et conseils
- le paramétrage et le suivi des applications nationales d’admission (Parcoursup – Mon Master)
- le pilotage des dispositifs transversaux en lien avec les composantes (inscriptions, validation d’acquis, césure…)
- le pilotage fonctionnel des applications métiers liés à la scolarité et l’offre de formation (Apogée – Pégase – eCandidat – Ametys)
À propos de l'offre
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Vacant à partir du 01/09/2026
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Gestionnaire de scolarité
