Gestionnaire administratif d'Institut - F/H
Référence : 2025-1796102
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
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Employeur :
Aix Marseille Université
Aix-Marseille Université - Localisation : Aix-en-Provence
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
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Nature du contrat
CDD d'1 an
- Expérience souhaitée Débutant
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Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
Le gestionnaire administratif joue un rôle clé dans la gestion administrative des formations proposées par l’Institut. Véritable interlocuteur privilégié, il assure un suivi quotidien des activités liées à la scolarité, en garantissant une communication fluide entre les étudiants, les équipes pédagogiques et les partenaires externes. Placé sous l'autorité de la directrice de l'ISEC et du responsable administratif et financier, il évolue dans un environnement dynamique et collaboratif, entouré d'une équipe de 4 agents.
Au cœur de ses missions, il est chargé d’assurer l’accueil, l'orientation et l'information des usagers, tout en veillant à la bonne organisation des parcours étudiants : de la gestion des candidatures à l'organisation des examens, en passant par le suivi des stages. Il veille également à la mise à jour des données administratives, à la gestion des documents officiels et à la coordination logistique des événements.
Outre ces tâches administratives, il joue un rôle important dans la communication de l’Institut, en diffusant des informations aussi bien en interne qu’en externe. Il participe activement à la valorisation de l'offre de formation, en collaborant à la gestion des bases de données, à la mise à jour des contenus et à l'animation des réseaux sociaux, afin de renforcer la visibilité et l’attractivité de l'ISEC.
Profil recherché
Rejoignez-nous si vous avez une solide maîtrise des outils bureautiques et des plateformes de gestion dématérialisée, et si vous êtes à l'aise dans l'utilisation d'outils informatiques variés, y compris les réseaux sociaux, pour dynamiser notre présence en ligne. Une connaissance du fonctionnement des universités ou du secteur de la formation sera un véritable atout, tout comme votre capacité à gérer les tâches administratives avec rigueur et professionnalisme.
Si vous êtes capable de gérer efficacement des flux d'informations et de documents, en respectant les procédures administratives et réglementaires, et que vous savez organiser, classer et mettre à jour les données, ce poste est fait pour vous. Une bonne maîtrise des techniques de communication, tant à l'écrit qu'à l'oral, vous permettra de diffuser clairement l'information et de maintenir une relation de qualité avec nos divers interlocuteurs. Idéalement, vous possédez également des compétences dans les logiciels de création comme Adobe Photoshop, Illustrator et InDesign.
Ce poste nécessite une personne rigoureuse, organisée et autonome, avec un excellent sens du service public et un goût pour le travail en équipe. Votre capacité à gérer les urgences, à faire preuve de confidentialité et à vous adapter à des publics variés (étudiants, enseignants, partenaires) sera essentielle pour évoluer dans ce cadre dynamique et exigeant. Vous devez être disponible, réactif et doté de qualités relationnelles qui vous permettront d'interagir sereinement avec des interlocuteurs multiples et diversifiés.
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 4 Baccalauréat
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
Et si vous rejoigniez une structure en pleine mutation vers l’université de demain ?
Au premier rang des universités françaises et francophones, Aix-Marseille Université (AMU) regroupe 78 000 étudiants, 8 000 personnels, 122 structures de recherche en lien avec les plus grands organismes dans ce domaine et un budget de 720 M€.
5 grands campus accueillent les étudiants et tous les champs universitaires qu’il est possible d’étudier en France.
La diversité des sites permet de proposer aujourd’hui des opportunités de carrière uniques.
Aix-Marseille Université fait partie de l'alliance CIVIS pour la création des "Universités Européennes".
Aix-Marseille Université recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'emplois sont handi-accessibles.
AMU en vidéo : https://youtu.be/7-Hrtn-l2Qk
À propos de l'offre
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Un processus de recrutement fluide et transparent :
À réception de votre candidature, deux étapes : un échange téléphonique personnalisé avec les candidats sélectionnés, et un entretien avec les responsables de notre structure.
En cas de réussite, nous mettrons tout en œuvre pour confirmer votre recrutement rapidement. À votre arrivée, vous bénéficiez d'un parcours d'accueil et d'intégration, ainsi que de formations adaptées à vos besoins pour favoriser votre développement professionnel.
Rejoindre AMU, c’est bénéficier d’un environnement de travail socialement engagé :
- Selon le cadre de la structure, une flexibilité dans l’organisation de la semaine de travail est possible : deux dispositifs ouverts dès 2 mois d’ancienneté en accord avec le manager : Le télétravail et la semaine en 4j ou 4,5j
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- Une prime mensuelle et annuelle dès 12 mois d’ancienneté pour les agents non titulaires et application du RIFSEEP pour les titulaires
- Un accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap
- La prise en charge des transports en commun à hauteur de 75% compatible avec un forfait mobilité durable
- La possibilité d’une place de parking ou d’un forfait mobilité durable pour l'utilisation de cycles sur les trajets domicile-travail
- Un accès à des prestations dans différents d -
Vacant à partir du 02/01/2025
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Secrétaire
